協(xié)同OA突破了原有OA僅僅是企業(yè)辦公的一種工具的約束，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)協(xié)同OA越來(lái)越表現(xiàn)為是一種有思想、有模式的懂管理的軟件。處在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的我們通過(guò)觀察不難發(fā)現(xiàn)目前市場(chǎng)上主流的協(xié)同OA變革的不僅僅是技術(shù)，更多的是將最新的管理思想、管理理念植入其中，使企業(yè)在面對(duì)外部環(huán)境的易變性與復(fù)雜性時(shí)，突破以往傳統(tǒng)的嚴(yán)格的部門分工，打破企業(yè)在高速發(fā)展過(guò)程中呈現(xiàn)出的多項(xiàng)目、跨區(qū)域、集團(tuán)化的發(fā)展趨勢(shì)受時(shí)間、地域、部門之間的限制所帶來(lái)的信息孤島，從而提升企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)力和前進(jìn)速度。
發(fā)展歷程
OA是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒(méi)有統(tǒng)一的定義，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。
第1代OA：硬件配置階段
第2代OA：數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化階段
第3代OA：C/S架構(gòu)下的工作流自動(dòng)化階段
第4代OA：無(wú)障礙工作流自動(dòng)化階段
第5代OA：協(xié)同工作型辦公自動(dòng)化（KM1代）
第6代OA：協(xié)同發(fā)展型辦公自動(dòng)化（KM2代）
核心技術(shù)
OA軟件的三大核心技術(shù)，并稱之為引領(lǐng)協(xié)同軟件發(fā)展的三駕馬車，它們自下而上依次為：協(xié)同平臺(tái)、工作流、智能報(bào)表。
協(xié)同平臺(tái)是協(xié)同OA系統(tǒng)的根基，它將實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)和應(yīng)用間的數(shù)據(jù)整合、流程整合、信息整合以及管理整合，它具有柔性、彈性、活性的特點(diǎn)，能夠快速響應(yīng)用戶的個(gè)性化需求和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)免代碼級(jí)的快速開(kāi)發(fā)。
工作流是由表單和流程構(gòu)成的，優(yōu)秀的工作流系統(tǒng)應(yīng)該允許用戶方便的自定義業(yè)務(wù)流程和表單，包括嚴(yán)密的權(quán)限保護(hù)、靈活的條件跳轉(zhuǎn)以及各種復(fù)雜的流程流轉(zhuǎn)等。
智能報(bào)表的作用是將協(xié)同OA系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行提煉、整理和分析，生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表和視圖，如成本分析、業(yè)務(wù)分析、人員分析等，為領(lǐng)導(dǎo)者的管理和決策提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。
OA簡(jiǎn)介
協(xié)同辦公(OA)軟件就是采用 Internet/Intranet技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識(shí)文檔”為容器、以“信息門戶”為窗口，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。
基礎(chǔ)架構(gòu)
OA平臺(tái)基于分層、標(biāo)準(zhǔn)和構(gòu)件等進(jìn)行架構(gòu)，OA平臺(tái)以領(lǐng)先的四層技術(shù)架構(gòu)，遵循J2EE標(biāo)準(zhǔn)、SOA標(biāo)準(zhǔn)、 WFMC標(biāo)準(zhǔn)、W3C xForm標(biāo)準(zhǔn)、JSR168、WSRP等標(biāo)準(zhǔn)，OA平臺(tái)部署了大量構(gòu)件、采用JAVA語(yǔ)言編寫(xiě)、以多維門戶形式展現(xiàn)，OA平臺(tái)支持各種部署模式、各種操作系統(tǒng)、各種數(shù)據(jù)庫(kù)和中間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系，從而支持未來(lái)的擴(kuò)展空間。
因JBoss的開(kāi)放性，OA平臺(tái)支持各種服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、中間件和應(yīng)用軟件。
OA平臺(tái)采用標(biāo)準(zhǔn)J2EE結(jié)構(gòu)，由Java語(yǔ)言開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)配置由XML技術(shù)完成；數(shù)據(jù)庫(kù)采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)和非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)分離的技術(shù)，同時(shí)OA平臺(tái)支持多種關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)通過(guò)Java數(shù)據(jù)庫(kù)連接服務(wù)連接數(shù)據(jù)庫(kù)，并使用連接池提高系統(tǒng)性能；通信協(xié)議采用HTTP、TCP/IP。
OA平臺(tái)整個(gè)應(yīng)用劃分為三個(gè)相對(duì)分離的邏輯層，每一層都有一套定義好的接口。第一層為表示層，是展現(xiàn)給工作人員和相關(guān)使用者的圖形界面，它包含HTML表單、Java Applet、JSP等能夠顯示數(shù)據(jù)的任何系統(tǒng)。該界面通過(guò)規(guī)定的工作流程和接口來(lái)完成日常的事務(wù)處理和業(yè)務(wù)流程。
OA平臺(tái)的中間層（應(yīng)用邏輯層）是使用者為了獲取數(shù)據(jù)需要（通過(guò)表示層）調(diào)用的代碼。表示層接收到數(shù)據(jù)后把它格式化并顯示出來(lái)。OA平臺(tái)的這種應(yīng)用邏輯與用戶界面的分離極大的提高了應(yīng)用設(shè)計(jì)的靈活性。OA平臺(tái)的可以在不改變應(yīng)用邏輯的情況下采用不同的圖形用戶界面，只要應(yīng)用邏輯層給表示層提供明確定義的接口即可。
OA平臺(tái)的中間層利用Java語(yǔ)言，以Servlet和Beans等技術(shù)實(shí)現(xiàn)，其表現(xiàn)形式為組件包，即類庫(kù)形式。將用戶管理、低層數(shù)據(jù)訪問(wèn)、數(shù)據(jù)傳輸以及數(shù)據(jù)分析等具有抽象適應(yīng)性的功能等進(jìn)行封裝，按照功能、邏輯和使用等不同方面定義若干個(gè)組件包，將其統(tǒng)一規(guī)范為核心API（Core API），為上層透明訪問(wèn)提供清晰明確的接口。
技術(shù)平臺(tái)
OA系統(tǒng)的英文全稱是：Office Automation System ，意為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。
隨著OA應(yīng)用內(nèi)容的不斷擴(kuò)展，OA技術(shù)也在不斷發(fā)展，從過(guò)去的BASIC+文件系統(tǒng)到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE等等，到基本形成了三大主流技術(shù)：
1. .net+關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)（RDB）技術(shù)
基于.net+RDB的辦公平臺(tái)則以簡(jiǎn)單、靈活、易用的特點(diǎn)獲得了廣泛的市場(chǎng)。.NET是微軟的企業(yè)級(jí)應(yīng)用開(kāi)發(fā)平臺(tái)，優(yōu)勢(shì)是組件眾多，可以搭建個(gè)性化的應(yīng)用。但是由于需要比較專業(yè)的開(kāi)發(fā)技術(shù)，并且系統(tǒng)的開(kāi)放性較差，對(duì)微軟以外的平臺(tái)兼容性不好，以及版權(quán)的原因，所以在絕大多數(shù)企業(yè)看來(lái)并不適用，只有少數(shù)外企愿意使用這個(gè)技術(shù)。
2. SUN的JAVA+RDB技術(shù)
JAVA（JBoss標(biāo)準(zhǔn)）以其開(kāi)放性、與平臺(tái)無(wú)關(guān)性引領(lǐng)著技術(shù)發(fā)展方向，并迅速在各類應(yīng)用系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用與推廣，在OA領(lǐng)域市場(chǎng)領(lǐng)域不斷擴(kuò)大。
JAVA技術(shù)的優(yōu)勢(shì)是跨平臺(tái)、安全穩(wěn)定、開(kāi)放性好，尤其是開(kāi)放性這個(gè)特點(diǎn)，使得JAVA順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，成為OA軟件開(kāi)發(fā)商的寵兒，市場(chǎng)上主流的OA軟件中，90%以上采用JAVA技術(shù)。華天動(dòng)力OA軟件是業(yè)內(nèi)第一個(gè)向用戶提出需要關(guān)注開(kāi)發(fā)技術(shù)的廠商，但在2014年以前，這個(gè)觀點(diǎn)并不為廣大用戶甚至個(gè)別廠商所認(rèn)同。市場(chǎng)是客觀的，它會(huì)根據(jù)實(shí)際需要做出正確的選擇，隨著用戶意識(shí)到軟件開(kāi)放性、拓展性、兼容性的重要性，JAVA很快成為企業(yè)級(jí)管理軟件開(kāi)發(fā)的最主要工具。
3.IBM Lotus Domino技術(shù)
Lotus自1989年推出，以電子郵件、協(xié)同、非結(jié)構(gòu)文檔處理、安全機(jī)制見(jiàn)長(zhǎng)。然而隨著OA應(yīng)用的內(nèi)涵不斷豐富，Domino也暴露出一些明顯的弱點(diǎn)，不妨將技術(shù)原理相同的.net/JAVA與Domino作一簡(jiǎn)單的比較(以O(shè)A應(yīng)用為前提)：
.net/JAVA更類似3GL工具，應(yīng)用功能的實(shí)現(xiàn)需要更多的開(kāi)發(fā)或集成，應(yīng)用的成熟需要不斷的進(jìn)行功能沉淀與積累；而Domino更像4GL工具，提供了業(yè)界領(lǐng)先的協(xié)同工具、企業(yè)級(jí)文檔處理、文檔級(jí)安全控制機(jī)制、大量的應(yīng)用模板，使其更擅長(zhǎng)辦公應(yīng)用支撐，但面對(duì)大量結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)信息處理時(shí)則顯得明顯不足。
IBM是OA軟件的鼻祖，因此它的Domino技術(shù)也在十幾年前被視為是OA軟件的正統(tǒng)平臺(tái)，其優(yōu)勢(shì)是安全性和穩(wěn)定性極佳，底層架構(gòu)很健壯。
但它有兩個(gè)致命的缺陷，一是開(kāi)放性很差，很難和其他管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合；二是技術(shù)太復(fù)雜，實(shí)施、維護(hù)、二次開(kāi)發(fā)都需要專業(yè)的技術(shù)人員來(lái)做，導(dǎo)致相關(guān)的成本非常高。這兩個(gè)缺陷導(dǎo)致Domino技術(shù)很難適應(yīng)中國(guó)企業(yè)的需求。
4.Suo 基于saas的JBoss服務(wù)
suo自2006年在上海成立，以真正的軟件即是服務(wù)的技術(shù)理念，將業(yè)務(wù)流程與審批流程真正的做到了根據(jù)需求而變化的流程自動(dòng)化平臺(tái)。擅長(zhǎng)業(yè)務(wù)流程及審批流程，最注重與第三方ERP的集成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是將企業(yè)的審批流與業(yè)務(wù)流全部打通，最終形成報(bào)表體系，服務(wù)于決策。
分析報(bào)告
1．OA品牌的領(lǐng)軍能力依然脆弱
主流廠商，在經(jīng)歷了著慘烈搏殺的同時(shí)，更多的新生公司如雨后春筍，加入到這片紅海中，更多的ERP廠商因前幾年的誘惑，產(chǎn)品也陸續(xù)上市，但依然缺少一枝獨(dú)秀的、絕對(duì)的領(lǐng)軍品牌。
2. OA市場(chǎng)紅?；俪墒袌?chǎng)定位的差異化
為了讓客戶更好的識(shí)別，構(gòu)建各自的核心競(jìng)爭(zhēng)能力，各OA公司普遍在調(diào)整自己的定位，利基市場(chǎng)的開(kāi)拓成為2012年的重要市場(chǎng)特征。從經(jīng)濟(jì)學(xué)理論來(lái)看，創(chuàng)新是擺脫紅海困境的唯一法寶。
3、JAVA平臺(tái)成為高端OA首選技術(shù)路線
JAVA因其跨平臺(tái)、高性能、安全性、擴(kuò)展性等優(yōu)勢(shì)，已經(jīng)毫無(wú)疑問(wèn)的成為高端用戶的首選技術(shù)路線。原來(lái)基于.NET、PHP、Domino開(kāi)發(fā)的OA公司，都紛紛開(kāi)始重新架構(gòu)JAVA產(chǎn)品。
4、OA市場(chǎng)的區(qū)域戰(zhàn)爭(zhēng)陷入攻堅(jiān)戰(zhàn)和拉鋸戰(zhàn)中
近幾年隨著人工成本的大幅攀升，為了控制企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，降低運(yùn)營(yíng)成本，很多主流OA公司都在轉(zhuǎn)移或者增加新的研發(fā)基地。整體來(lái)看，各領(lǐng)軍廠商的根據(jù)地建設(shè)、研發(fā)中心建設(shè)和核心區(qū)域布局都已相當(dāng)完善，預(yù)計(jì)接下來(lái)，二、三線市場(chǎng)可能成為競(jìng)爭(zhēng)新重點(diǎn)。
5、OA的剛性需求受到危機(jī)壓制
當(dāng)今，協(xié)同的理念已經(jīng)深入人心，尤其是很多高端用戶在OA信息化方面嘗到了甜頭，起到了很好的示范作用，加上國(guó)家政策的扶持和用戶信息化水平的提升，OA軟件已經(jīng)成為組織管理的剛性需求，這是在危機(jī)中，OA市場(chǎng)依然可以保持一定的成長(zhǎng)速度的原因，但同時(shí)，因?yàn)榇舜挝C(jī)對(duì)各行各業(yè)的效益都是沉重打擊，很多客戶，尤其是中小企業(yè)，在成本控制方面，首先刪掉了信息化預(yù)算，這使得OA的剛性需求受到壓制。
設(shè)計(jì)九大要點(diǎn)
一套好OA系統(tǒng)遠(yuǎn)非增加幾個(gè)特色功能這么簡(jiǎn)單，套用孔子“君子有九思”的話，好的OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)也有九個(gè)要點(diǎn)！
1. “可行性和適應(yīng)性”
所謂可行性，是指需求提煉時(shí)，應(yīng)該吻合適合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當(dāng)前技術(shù)水平放衛(wèi)星！
所謂適應(yīng)性，是指產(chǎn)品的實(shí)施條件和應(yīng)用條件，要吻合企業(yè)當(dāng)前的環(huán)境，超越環(huán)境搞畝產(chǎn)萬(wàn)斤糧的大躍進(jìn)是注定要失敗的。
核心需求的吻合度，是OA價(jià)值兌現(xiàn)的保障，用戶在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)。
2. “前瞻性和實(shí)用性”
OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，即要考慮到最大限度的增加系統(tǒng)的價(jià)值，最大限度的吻合各應(yīng)用者的需求，充分考慮系統(tǒng)今后功能擴(kuò)展、應(yīng)用擴(kuò)展、集成擴(kuò)展多層面的延伸，實(shí)施過(guò)程應(yīng)始終貫徹面向應(yīng)用，圍繞應(yīng)用，依靠應(yīng)用部門，注重實(shí)效的方針。同時(shí)又要兼顧到成本控制、項(xiàng)目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實(shí)用主義。
3. “先進(jìn)性和成熟性”
先進(jìn)的管理理念、技術(shù)和方法，可以提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，延長(zhǎng)系統(tǒng)的生命周期，但同時(shí)，任何創(chuàng)新都意味著小白兔實(shí)驗(yàn)，風(fēng)險(xiǎn)較大，因此又要注意軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備、開(kāi)發(fā)工具、軟件產(chǎn)品的是否成熟，在先進(jìn)性和成熟性之間找到平衡點(diǎn)，成為價(jià)值最大化的關(guān)鍵。
4. “開(kāi)放性和標(biāo)準(zhǔn)性”
數(shù)據(jù)孤島、信息孤島、應(yīng)用孤島，已經(jīng)成為多年信息化建設(shè)后的后遺癥，而解決這些孤島的關(guān)鍵因素在于開(kāi)放，解決這些孤島的效率取決于標(biāo)準(zhǔn)化。
如同我們的插座和插頭的關(guān)系、如同我們的外設(shè)和usb口的關(guān)系，OA系統(tǒng)是否足夠開(kāi)放和標(biāo)準(zhǔn)化，成為架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)首要考慮的問(wèn)題。
在當(dāng)前和未來(lái)，OA系統(tǒng)需要輕松與各種操作系統(tǒng)、中間件、數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)及工具軟件進(jìn)行平滑對(duì)接，當(dāng)前主流的廠商都在這方面做了充分的考量。
5. “可靠性和穩(wěn)定性”
OA系統(tǒng)里流轉(zhuǎn)了大量的管理數(shù)據(jù)，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應(yīng)該引起系統(tǒng)的崩潰；當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題后能在較短的時(shí)間內(nèi)恢復(fù)，而且系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是完整的，不會(huì)引起數(shù)據(jù)的不一致。
我們?cè)鴮?duì)OA系統(tǒng)組織過(guò)壓力測(cè)試，在負(fù)載均衡的情況下，3000人同時(shí)在線時(shí)，系統(tǒng)登陸（包括整個(gè)主界面加載）不大于8秒。數(shù)據(jù)瀏覽不大于8秒；數(shù)據(jù)查詢不大于8秒；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不大于15秒。
我們還對(duì)OA產(chǎn)品，運(yùn)行在IBM服務(wù)器上的穩(wěn)定性做過(guò)測(cè)試，基本上可以做到以下幾點(diǎn)：平均無(wú)故障運(yùn)行時(shí)間：大于10000小時(shí)；可用率：系統(tǒng)總體平均可用率在99.99%以上；穩(wěn)定性：主機(jī)系統(tǒng)能夠保持7*24穩(wěn)定的不間斷運(yùn)行
6. “安全性和保密性”
OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護(hù)和隔離，因此系統(tǒng)應(yīng)分別針對(duì)不同的應(yīng)用、不同的網(wǎng)絡(luò)通信環(huán)境和不同的存儲(chǔ)設(shè)備，采取不同的措施，包括系統(tǒng)安全機(jī)制、數(shù)據(jù)存取的權(quán)限控制等以確保系統(tǒng)的安全性。
其中，采取的措施包括但不限于以下
平臺(tái)安全：架構(gòu)設(shè)計(jì)考慮安全性要求，平臺(tái)軟件達(dá)到安全設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。
應(yīng)用安全：權(quán)限控制、支持身份認(rèn)證接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各種安全措施進(jìn)行方案組合。
數(shù)據(jù)安全：支持文檔安全軟件整合技術(shù)，從而做到數(shù)據(jù)傳輸加密、遠(yuǎn)程安全訪問(wèn)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)加密，并且可以VPN等各種安全方式進(jìn)行綁定，支持入侵檢測(cè)與防御系統(tǒng)、防火墻的應(yīng)用。
容災(zāi)備份：支持各種容災(zāi)的軟硬件設(shè)備的使用等。
管理安全：提供完善的日志功能，能夠記錄系統(tǒng)使用人員的關(guān)鍵操作，保證系統(tǒng)應(yīng)用的安全
密碼策略：初始密碼強(qiáng)制更改、啟用圖形驗(yàn)證碼、支持USBkey接口、密碼過(guò)期控制、密碼錯(cuò)誤次數(shù)控制、密碼強(qiáng)度設(shè)置等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。
系統(tǒng)網(wǎng)卡麥金塔和IP的綁定；支持CA認(rèn)證、數(shù)字簽名加密技術(shù)；支持電子鑰匙（Ukey）技術(shù)和指紋Ukey技術(shù)；支持安全套接（SSL）技術(shù)；軟件系統(tǒng)嚴(yán)密、靈活的訪問(wèn)安全控制，功能授權(quán)與數(shù)據(jù)范圍授權(quán)結(jié)合；
系統(tǒng)有整體的用戶/權(quán)限管理體系，可統(tǒng)一進(jìn)行用戶/權(quán)限的管理，實(shí)現(xiàn)到字段級(jí)的查詢、修改、管理權(quán)限控制；系統(tǒng)提供用戶認(rèn)證、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)字簽名等安全手段接口，可在各個(gè)環(huán)節(jié)提供對(duì)第三方安全認(rèn)證系統(tǒng)的支持。
7.“可擴(kuò)展性和易維護(hù)性”
為了適應(yīng)未來(lái)的業(yè)務(wù)拓展和項(xiàng)目的功能擴(kuò)展，必須充分考慮以最簡(jiǎn)便的方法、最低的投資，實(shí)現(xiàn)軟件系統(tǒng)的擴(kuò)展和維護(hù)擴(kuò)展。
因此，在OA軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)中，需要考慮到應(yīng)用及系統(tǒng)不斷擴(kuò)展的要求，以形成一個(gè)易于管理、可持續(xù)發(fā)展的體系結(jié)構(gòu)。未來(lái)業(yè)務(wù)的擴(kuò)展只須在現(xiàn)有機(jī)制的基礎(chǔ)上，增加新的應(yīng)用與服務(wù)模塊。一方面當(dāng)應(yīng)用量增加，用戶數(shù)增加時(shí)系統(tǒng)可以平滑增加服務(wù)器的方式來(lái)支撐新的壓力要求發(fā)；一方面，當(dāng)新的技術(shù)和產(chǎn)品出現(xiàn)進(jìn)行升級(jí)時(shí)，系統(tǒng)能夠平滑過(guò)渡而不影響用戶的使用；另一方面，產(chǎn)品有新的功能增加時(shí)，可以通過(guò)插件和模塊定制平臺(tái)的方式，輕松實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的擴(kuò)展。
在設(shè)備選擇及網(wǎng)絡(luò)方案上堅(jiān)持開(kāi)放性原則，使系統(tǒng)對(duì)各種硬件設(shè)備的互連互通；在軟件上支持跨平臺(tái)和開(kāi)放數(shù)據(jù)接口，便于與其它系統(tǒng)軟件互相集成，未來(lái)支持與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、門戶等系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄集成，在可獲得相應(yīng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)情況下，實(shí)現(xiàn)與這些系統(tǒng)的應(yīng)用、門戶、數(shù)據(jù)等各層面上無(wú)縫連接。
系統(tǒng)的管理和維護(hù)，應(yīng)該采用集權(quán)和分權(quán)相平衡的思想，如OA產(chǎn)品設(shè)置了系統(tǒng)管理、應(yīng)用管理和個(gè)人管理對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行分層授權(quán)和分層維護(hù)。
利用系統(tǒng)提供的工具，無(wú)須編寫(xiě)代碼，方便用戶自行進(jìn)行客戶化功能改造，方便用戶自行定制界面數(shù)據(jù)項(xiàng)的顯示；同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)或系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能及時(shí)、快速地恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保證系統(tǒng)的可恢復(fù)性，具有較高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的抗干擾能力。
8. “美觀性和易用性”
系統(tǒng)用戶界面的設(shè)計(jì)采用Web2.0用戶界面設(shè)計(jì)技術(shù)，界面根據(jù)用戶需求靈活更改（增強(qiáng)標(biāo)簽分類特性），注重用戶體驗(yàn)，使系統(tǒng)各項(xiàng)功能易見(jiàn)、易學(xué)、易用、易維護(hù)、易管理。
作為全員應(yīng)用系統(tǒng)，易用性和用戶體驗(yàn)是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵要素。所提供的產(chǎn)品采用B/S的登錄方式、可以采用電腦、手機(jī)等各種方式下登錄，采用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術(shù)，并且易讀、易理解、易操作，用戶界面簡(jiǎn)潔、美觀、友好，易于用戶掌握、操作和使用；系統(tǒng)管理的使用及管理也以簡(jiǎn)便、易于操作、方便實(shí)用為準(zhǔn)則。
嚴(yán)格遵循易用性六原則，實(shí)現(xiàn)從產(chǎn)品的部署、登錄、使用、維護(hù)、升級(jí)、擴(kuò)展的全方位易用，從而提升系統(tǒng)的黏著度；提供統(tǒng)一的訪問(wèn)地址，便于用戶使用。在登錄頁(yè)為用戶提供加入收藏、設(shè)為首頁(yè)等操作，方便用戶以后快速訪問(wèn)系統(tǒng)；具備風(fēng)格一致的友好的用戶界面，圖形顯示直觀，工作流程從設(shè)計(jì)到使用全程圖形化；
美觀性，相比易用性來(lái)講并不是很重要，這如同一個(gè)美麗的姑娘，第一眼打動(dòng)你的可能是表象，然后持續(xù)感動(dòng)你的往往是她的內(nèi)在。
9. “大并發(fā)能力支撐”
作為集團(tuán)化、多組織、大用戶的單位，OA軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，應(yīng)該支持應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫(kù)等多重負(fù)載均衡能力，支持附件服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器分離技術(shù)，從而支持?jǐn)?shù)萬(wàn)用戶同時(shí)在線和同時(shí)操作的能力，不會(huì)因?yàn)橛脩魯?shù)的增長(zhǎng)或者信息量的增長(zhǎng)，而導(dǎo)致系統(tǒng)響應(yīng)能力下降。
系統(tǒng)并發(fā)能力：通過(guò)集群方式，在技術(shù)上沒(méi)有并發(fā)上限，因此能完全保障用戶未來(lái)的人員擴(kuò)張需要。
協(xié)同管理軟件在中國(guó)的發(fā)展已經(jīng)走上了規(guī)?；牡缆贰４蠊こ桃埠茫?yīng)用也罷，國(guó)內(nèi)企業(yè)對(duì)于協(xié)同OA的依賴越發(fā)強(qiáng)烈。雖然市場(chǎng)與產(chǎn)品已經(jīng)成熟度較高，但隨著行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加劇以及企業(yè)用戶個(gè)性化需求的不斷衍生，協(xié)同軟件廠商需要面對(duì)的道路并不平坦?？梢哉f(shuō)，國(guó)內(nèi)協(xié)同OA的實(shí)施成功率仍然有限。那么，作為現(xiàn)代企業(yè)管理運(yùn)營(yíng)中的“必需品”，本土協(xié)同OA產(chǎn)品究竟應(yīng)該走向何方呢？
協(xié)同OA應(yīng)用趨勢(shì)一：與時(shí)具進(jìn)的功能匹配
協(xié)同OA功能的匹配度一直是企業(yè)用戶關(guān)注和選型考量的重點(diǎn)。由于各行業(yè)的業(yè)務(wù)涉及范圍不同，在內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)和管理流程上也會(huì)有所差異。有些OA以自主開(kāi)發(fā)的應(yīng)用服務(wù)控制中心，替代了原apache自帶的監(jiān)視器，形成了全新的控制中心，可以全面管理相關(guān)軟件的后臺(tái)服務(wù)。
對(duì)于應(yīng)用廣泛的B/S架構(gòu)，其優(yōu)越性自不用說(shuō)，但也有其不足之處。正是看到了自身的問(wèn)題，在有些OA中，特別增設(shè)了任務(wù)調(diào)度后臺(tái)服務(wù)，由此實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化任務(wù)調(diào)度與管理功能，可隨用戶需求自行定義定時(shí)任務(wù)，例如工作流自動(dòng)催辦，傳真自動(dòng)收取等，極大程度的彌補(bǔ)了B/S架構(gòu)的不足之處。
在用戶的易用方面，企業(yè)的需求也是與日俱增——“沒(méi)有最易，只有更易”。基于此，有些OA采用加密鎖進(jìn)行軟件保護(hù)，以此方便用戶獲得授權(quán)，實(shí)現(xiàn)即便更換服務(wù)器也不需要重新授權(quán)；并且，全新設(shè)計(jì)的內(nèi)部短信系統(tǒng)，更便于批量查閱，批量執(zhí)行關(guān)聯(lián)操作，避免更多打擾。與即時(shí)通訊系統(tǒng)配合使用時(shí)，還可實(shí)現(xiàn)內(nèi)部短信無(wú)延遲提醒；工作流中加強(qiáng)的表單設(shè)計(jì)器，提供向?qū)Чδ?，控件唯一編?hào)，防止數(shù)據(jù)錯(cuò)位；多達(dá)200余項(xiàng)的人性化設(shè)計(jì)改進(jìn)，滿足了各類用戶的不同使用習(xí)慣。不僅如此，有些OA還與3g手機(jī)應(yīng)用整合，通過(guò)手機(jī)便可訪問(wèn)OA系統(tǒng)。
通過(guò)這些新功能的推出，也將國(guó)內(nèi)協(xié)同管理軟件易用性的標(biāo)準(zhǔn)提到了新的高度。正所謂，跑贏用戶需求，才可跑贏市場(chǎng)。
協(xié)同OA應(yīng)用趨勢(shì)二：駕馭無(wú)限業(yè)務(wù)的超高性能
高級(jí)跑車必定擁有高性能，協(xié)同OA也不例外。面對(duì)時(shí)下企業(yè)高強(qiáng)度競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)以及高負(fù)荷的工作量，協(xié)同管理軟件的高性能保障已經(jīng)成為博得企業(yè)用戶信賴的關(guān)鍵因素之一。
OA系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)大用戶量時(shí)性能提升30%或更高，節(jié)省數(shù)千乃至數(shù)萬(wàn)硬件升級(jí)費(fèi)用，這對(duì)處在金融危機(jī)下急需“開(kāi)源節(jié)流”的企業(yè)而言是再好不過(guò)的消息了。
而對(duì)于企業(yè)越來(lái)越龐大的團(tuán)隊(duì)帶來(lái)的訪問(wèn)量，以及不斷激增的數(shù)據(jù)和各種并發(fā)效應(yīng)，OA系統(tǒng)在新版中，特別為此進(jìn)行了針對(duì)性的設(shè)計(jì)。首先，以在線人員列表智能緩存，采用后臺(tái)定時(shí)任務(wù)，自動(dòng)緩存在線人員列表，由此提高超大用戶量時(shí)的性能；其次，配套數(shù)據(jù)壓縮功能，可大幅度降低數(shù)據(jù)庫(kù)占用的磁盤空間（減少至1/8），達(dá)到提高磁盤讀寫(xiě)速度的效力，從而提高數(shù)據(jù)查詢性能，并針對(duì)郵件、日志等大量文本信息的數(shù)據(jù)表，建議定期壓縮；再次，OA系統(tǒng)優(yōu)化了短信群發(fā)性能，實(shí)現(xiàn)大量群發(fā)時(shí)分批發(fā)送，避免了集中操作對(duì)服務(wù)器造成的瞬時(shí)壓力。
在此基礎(chǔ)上，OA系統(tǒng)還在諸多環(huán)節(jié)進(jìn)行了性能強(qiáng)化，譬如：優(yōu)化定時(shí)任務(wù)、工作流預(yù)解析、緩存高頻度訪問(wèn)頁(yè)面等。
可以看到，在現(xiàn)代企業(yè)高強(qiáng)度的業(yè)務(wù)壓力下，對(duì)協(xié)同OA的性能要求也在變得越發(fā)嚴(yán)峻。
協(xié)同OA應(yīng)用趨勢(shì)三：堅(jiān)不可摧的穩(wěn)定性保障
穩(wěn)定性，無(wú)論對(duì)于個(gè)人或是企業(yè)來(lái)說(shuō)都是至關(guān)重要的。個(gè)人生活如果失去穩(wěn)定性，那將是沒(méi)有結(jié)果的未來(lái)。企業(yè)如果失去穩(wěn)定性，后果不堪設(shè)想。協(xié)同OA作為支撐企業(yè)辦公管理全過(guò)程的應(yīng)用軟件，穩(wěn)定性的重要程度不言而喻。
OA系統(tǒng)將MYSQL數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)至5.0 數(shù)據(jù)庫(kù)版本升級(jí)，除提高穩(wěn)定性外，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)新特性（視圖等）的應(yīng)用，還可帶來(lái)性能提升；另外，apache版本也升級(jí)至了2.2.11 ，由此提高web服務(wù)器的穩(wěn)定性；隨之又添加了后臺(tái)服務(wù)自修復(fù)機(jī)制，使后臺(tái)服務(wù)可以互相監(jiān)測(cè)，遭遇異常后可自行恢復(fù)，無(wú)需人工干預(yù)。
協(xié)同OA應(yīng)用趨勢(shì)四：信息時(shí)代的絕對(duì)安全系數(shù)
安全、安全、還是安全！在現(xiàn)今的中國(guó)，一切都是以安全為準(zhǔn)則。尤其對(duì)于信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)的普及至使大量私人信息公諸于世，究竟怎樣才是真正的安全呢？誰(shuí)都沒(méi)有答案。
這也直接導(dǎo)致，企業(yè)在應(yīng)用管理軟件產(chǎn)品時(shí)，將安全保障能力作為了考量的重要標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)此，OA系統(tǒng)在客戶端利用非對(duì)稱加密算法對(duì)用戶密碼進(jìn)行加密后傳輸?shù)椒?wù)端，防止黑客截獲網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)獲取用戶密碼；并在改進(jìn)考勤、公告、工作流等的管理權(quán)限檢查等方面進(jìn)行了全面優(yōu)化，更加嚴(yán)密了管理權(quán)限的檢查，令產(chǎn)品應(yīng)用方便且安全。
協(xié)同OA應(yīng)用趨勢(shì)五：環(huán)環(huán)緊扣的貼心服務(wù)
軟件即服務(wù)，這已經(jīng)成為業(yè)界公認(rèn)的準(zhǔn)則，協(xié)同OA的發(fā)展趨勢(shì)也正在證明該觀點(diǎn)的正確性。隨著協(xié)同OA在國(guó)內(nèi)的普及應(yīng)用，產(chǎn)品同質(zhì)化的現(xiàn)象不可避免，這便凸顯出了領(lǐng)導(dǎo)廠商的貼心服務(wù)能力。
OA系統(tǒng)提供了即時(shí)通訊，以超高性價(jià)比的企業(yè)內(nèi)部即時(shí)通訊系統(tǒng)，與OA系統(tǒng)完美整合，實(shí)現(xiàn)無(wú)延遲任務(wù)推送與便捷溝通，提高工作效率20%或更高，并可替代QQ或MSN，避免影響員工工作效率。
OA系統(tǒng)還率先推出了終身免費(fèi)升級(jí)的服務(wù)模式，即標(biāo)準(zhǔn)版、企業(yè)版OA，用戶可通過(guò)補(bǔ)版本之間差價(jià)，獲得終身免費(fèi)服務(wù)與升級(jí)，實(shí)現(xiàn)真正的零風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)用。此外，OA系統(tǒng)良好的開(kāi)發(fā)平臺(tái)可提供70%源碼，支持企業(yè)用戶進(jìn)行深度的二次開(kāi)發(fā)。
結(jié)束語(yǔ)：可以看到，OA系統(tǒng)在創(chuàng)新應(yīng)用的基礎(chǔ)上，抓住了企業(yè)管理成敗的關(guān)鍵要素。這也是國(guó)內(nèi)諸多協(xié)同管理軟件廠商共同努力的方向——全維度提升OA價(jià)值，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理升級(jí)。
發(fā)展
第一代OA
以email、個(gè)人office辦公軟件處理為核心，個(gè)人來(lái)處理日常工作，在組織內(nèi)缺乏很好的溝通渠道。
第二代OA
主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。加入了很多的輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報(bào)告管理、圖書(shū)管理、車輛管理、公司大事記等小功能。
第三代OA
在第二代OA的基礎(chǔ)上加入了文檔管理、人事的管理、資產(chǎn)的管理，特別是在流程方面逐步得到了加強(qiáng)。功能還是相對(duì)對(duì)立，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒(méi)有掛接上來(lái)，也是停留在將工作電子化的程度。
第四代OA
和其他應(yīng)用系統(tǒng)緊密集成的，完全采用Web技術(shù)的，流程優(yōu)化以及基于知識(shí)的管理的辦公管理系統(tǒng)。第四代OA的特征：
1、集成。
由于大量的信息孤島式的建設(shè)，他們之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來(lái)。就前端來(lái)說(shuō)，我們經(jīng)常需要進(jìn)行退出一個(gè)系統(tǒng)然后再進(jìn)入另一個(gè)系統(tǒng)，并且發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)常常不一致，他們往往具有多個(gè)供應(yīng)商提供的多個(gè)系統(tǒng)，需要系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的信息的無(wú)障礙傳遞。
2、完全基于web。
從用戶的使用技能和接受程度以及系統(tǒng)的維護(hù)成本考慮，WEB界面最容易接受。另外從集成方面來(lái)講，必須采用人人支持的web標(biāo)準(zhǔn)如HTML，ECMAScript，ActiveX，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一個(gè)界面下容納，否則的化，技術(shù)難度就會(huì)導(dǎo)致集成不可能實(shí)現(xiàn)。
3、流程優(yōu)化
對(duì)于流程，熟悉辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的人就會(huì)想起收發(fā)文的流程。那是非常完善的、符合層級(jí)結(jié)構(gòu)的、效率低下的流程。對(duì)于如何優(yōu)化該流程，如果我們宥于原有的思維模式和知識(shí)領(lǐng)域，我們無(wú)法獲得更多。必須基于流程管理思想對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和管理結(jié)合在一起）
4、基于知識(shí)的
進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我們?nèi)巳硕际侵R(shí)工作者，要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須具有知識(shí)內(nèi)涵，或者說(shuō)是基于知識(shí)。提供知識(shí)管理所需的最基本的IT工具，知識(shí)存儲(chǔ)庫(kù)和知識(shí)交流場(chǎng)所，更高級(jí)的意義上提供，基于知識(shí)的崗位要求和評(píng)估體系。
選型關(guān)注點(diǎn)
為了避免正在選型的CIO走彎路，及為后來(lái)OA選型迷茫人士一些成功經(jīng)驗(yàn)，全力邁入OA信息化建設(shè)大路，提煉出了以下幾點(diǎn)，助力CIO走好OA選型這步棋。
OA廠商氣質(zhì)
OA辦公系統(tǒng)由OA廠商全心打造，考察OA產(chǎn)品，其實(shí)是在考察OA廠商的“氣質(zhì)”。這種“氣質(zhì)”是由內(nèi)而外散發(fā)出來(lái)，能夠讓OA客戶自然的感受到，有“氣質(zhì)”的OA廠商：以客戶OA項(xiàng)目成功為重，有責(zé)任感，將服務(wù)做到實(shí)處。我們提醒OA選型人士，仔細(xì)甄別哪些OA廠商只重市場(chǎng)占有率，哪些OA廠商才真正關(guān)注客戶。
OA產(chǎn)品配置
通過(guò)OA廠商氣質(zhì)考察一關(guān)的OA廠商，還要看其OA辦公系統(tǒng)的詳細(xì)配置。其具體功能配置能夠很好地處理企業(yè)日常工作、核心業(yè)務(wù)，以及與其他系統(tǒng)之間的整合集成，同時(shí)滿足企業(yè)未來(lái)發(fā)展對(duì)OA開(kāi)放性、管理性、維護(hù)性的要求，自然是CIO的理想之選。
一般來(lái)講，OA辦公系統(tǒng)的基本模塊包括：協(xié)同工作、表單應(yīng)用、公文管理、電子郵件、文檔管理、計(jì)劃管理、公共信息等。如果以給企業(yè)帶來(lái)價(jià)值大小的緯度對(duì)所有OA功能模塊評(píng)估的話，基本上遵循80：20定律，其中工作流程模塊、協(xié)同工作模塊、項(xiàng)目管理模塊為企業(yè)帶來(lái)的了80%的價(jià)值，其余的模塊帶來(lái)20%的價(jià)值。CIO需要重點(diǎn)考察工作流程、協(xié)同工作、項(xiàng)目管理的技術(shù)水準(zhǔn)，成為產(chǎn)品選型的不二選擇。
OA廉價(jià)陷阱
往往廉價(jià)的OA辦公系統(tǒng)，越經(jīng)不起企業(yè)長(zhǎng)期應(yīng)用的考驗(yàn)。CIO眼中的廉價(jià)的只是對(duì)OA廠商報(bào)價(jià)的判斷，OA辦公系統(tǒng)的全面成功應(yīng)用，還需要將OA部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實(shí)施過(guò)程中參與人員的時(shí)間成本、培訓(xùn)成本、將來(lái)的維護(hù)難度和服務(wù)成本、數(shù)據(jù)集成的開(kāi)發(fā)成本、升級(jí)成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等統(tǒng)統(tǒng)納入成本控制范圍。
實(shí)施方法
結(jié)合十幾年的咨詢和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，提出了“團(tuán)隊(duì)、工具、方法論，一個(gè)都不能少的”的實(shí)施理念，提煉了基于企業(yè)整體信息化規(guī)劃，結(jié)合客戶個(gè)性化需求的個(gè)性化成功地圖，在該地圖中，為幫助企業(yè)IT戰(zhàn)略通往成功之路，實(shí)施階段需要在團(tuán)隊(duì)建設(shè)、工具完善和管理方法論上下足功夫。
團(tuán)隊(duì)建設(shè)
項(xiàng)目經(jīng)理的人選要求是具備一定軟件技術(shù)的、更強(qiáng)調(diào)非技術(shù)方面的顧問(wèn)咨詢、項(xiàng)目管理的綜合素質(zhì)很強(qiáng)的人才。有效控制項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)成功完成項(xiàng)目實(shí)施，是項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)，而不是合同簽訂下來(lái)，派個(gè)會(huì)用產(chǎn)品的低端技術(shù)員去裝好產(chǎn)品就了事了。以項(xiàng)目經(jīng)理為中心，搭建領(lǐng)導(dǎo)小組、項(xiàng)目辦公室、應(yīng)用小組、技術(shù)小組、咨詢小組，形成團(tuán)隊(duì)，這將是項(xiàng)目推進(jìn)和成功的基礎(chǔ)。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)從軟件應(yīng)用的角度，幫助客戶的實(shí)現(xiàn)管理落地。項(xiàng)目經(jīng)理總在想方設(shè)法使客戶的OA系統(tǒng)發(fā)揮效益，而不是只要驗(yàn)收付款就萬(wàn)事大吉。同一個(gè)軟件交給不同的企業(yè)去用，他們的應(yīng)用效果絕不一樣。項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)重要任務(wù)就是結(jié)合客戶的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，指導(dǎo)客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創(chuàng)意的、靈活的、變通的功能應(yīng)用，從而幫助客戶實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。
完善工具
協(xié)同OA系統(tǒng)的實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，因?yàn)橐环矫鍻A系統(tǒng)的實(shí)施是全員的，涉及面很廣，一方面OA系統(tǒng)的實(shí)施涉及到眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，是跨系統(tǒng)的，另一方面OA系統(tǒng)的實(shí)施周期較長(zhǎng)，不是三五天可以解決問(wèn)題，因此，若要全面提高項(xiàng)目的實(shí)施效率，必須借助于先進(jìn)的工具。
在協(xié)同OA系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中，首先會(huì)采用項(xiàng)目管理軟件，對(duì)OA系統(tǒng)的整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行階段劃分、人員分工、任務(wù)分解、文檔共享、過(guò)程協(xié)作和資源調(diào)度，并且通過(guò)OA系統(tǒng)雙系統(tǒng)運(yùn)作的方式，為客戶提供更快的融入和學(xué)習(xí)支撐，在實(shí)施過(guò)程中，還提供了專家支持系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目中的問(wèn)題處理進(jìn)行專家診斷和問(wèn)題排除，同時(shí)，實(shí)施過(guò)程中，提供了各種專業(yè)的電子工具，幫助對(duì)過(guò)程進(jìn)行質(zhì)量控制，這些都將大大提高實(shí)施的效率。
標(biāo)準(zhǔn)化
所謂標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施管理方案，是通過(guò)項(xiàng)目管理理論的支撐，對(duì)項(xiàng)目過(guò)程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量控制，一般情況下，都會(huì)嚴(yán)格都參照成熟的項(xiàng)目管理體系，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程進(jìn)行全過(guò)程管控，將項(xiàng)目劃分成7個(gè)關(guān)鍵階段，每個(gè)階段拆分成5-8條核心任務(wù)，每項(xiàng)目任務(wù)責(zé)任到人、設(shè)定完成和交付標(biāo)準(zhǔn)，并且通過(guò)過(guò)程文檔的交付和檢查，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行多維度質(zhì)量管控，從而保證最終的上線會(huì)是可靠的、可用的、可交付的，從而大大提高了用戶的滿意度。
設(shè)計(jì)理念
設(shè)計(jì)理念
協(xié)同OA是在研究現(xiàn)代組織實(shí)踐案例和管理理論發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，結(jié)合神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的研究成果而設(shè)計(jì)的協(xié)同管理系統(tǒng)。它以動(dòng)態(tài)組織為行為主體，以工作流為傳導(dǎo)模型，以任務(wù)為處理模型，將組織行為的復(fù)雜性通過(guò)三者的結(jié)合充分表現(xiàn)出來(lái)，從而幫助實(shí)際組織解決管理過(guò)程中的復(fù)雜課題。
組織價(jià)值在于“使用有限資源創(chuàng)造最大化價(jià)值”，現(xiàn)代組織的典型代表是企業(yè)，企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值是通過(guò)三個(gè)層次進(jìn)行體現(xiàn)的，即戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)與執(zhí)行。戰(zhàn)略，是領(lǐng)導(dǎo)意志的體現(xiàn)；戰(zhàn)術(shù)，是管理方式的體現(xiàn)；執(zhí)行，是操作能力的體現(xiàn)。任何戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)意圖最終都是通過(guò)執(zhí)行來(lái)實(shí)現(xiàn)的，但在戰(zhàn)略決定戰(zhàn)術(shù)、戰(zhàn)術(shù)決定執(zhí)行的同時(shí)，執(zhí)行也反過(guò)來(lái)影響戰(zhàn)術(shù)、進(jìn)而影響戰(zhàn)略。但遺憾的是，在企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行中，常常出現(xiàn)的情況是：因?yàn)閳?zhí)行環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問(wèn)題，而最終使戰(zhàn)略意圖變得面目全非。
協(xié)同OA將執(zhí)行中的三個(gè)要點(diǎn)：執(zhí)行者、目標(biāo)與過(guò)程管控，通過(guò)動(dòng)態(tài)組織、工作流和任務(wù)三者，將執(zhí)行相關(guān)的各種信息和應(yīng)用緊密集成在一起，并用權(quán)變組織、網(wǎng)狀溝通、關(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)和控制反饋四個(gè)管理模型實(shí)現(xiàn)各個(gè)執(zhí)行體之間的融會(huì)貫通和統(tǒng)一管理，從而為企業(yè)提供實(shí)現(xiàn)人力資源、資金資源、產(chǎn)品資源、客戶資源、知識(shí)資源的高度整合和統(tǒng)一的工具，幫助企業(yè)逐步走向虛擬管理、敏捷辦事和互動(dòng)溝通的高級(jí)形態(tài)。
管理思想
針對(duì)"信息孤島"、"應(yīng)用孤島"和"資源孤島"，泛微在提出協(xié)同管理三大基本思想，即"信息網(wǎng)狀思想"、"業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想"和"隨需而應(yīng)思想"。
"信息網(wǎng)狀思想"：
企業(yè)中的各種信息都是存在著聯(lián)系的，例如費(fèi)用報(bào)銷，這筆費(fèi)用是什么時(shí)間花的，為哪個(gè)項(xiàng)目花的等等這些都是與報(bào)銷單相關(guān)的信息。如果這些關(guān)聯(lián)的信息被封存在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)或應(yīng)用平臺(tái)中，審批者就只能得到簡(jiǎn)單電子化的報(bào)銷單而無(wú)從獲得更多的信息以支持決策。協(xié)同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張"信息網(wǎng)"，每個(gè)信息節(jié)點(diǎn)之間依靠某種，或某幾種業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系進(jìn)行關(guān)聯(lián)，訪問(wèn)者就可以完全突破信息孤島的困擾從而輕松自如的穿梭在這張信息網(wǎng)中并獲取自己關(guān)心的信息。在協(xié)同管理平臺(tái)中，審批者可以從這張報(bào)銷單開(kāi)始，迅速了解各種關(guān)聯(lián)信息，包括費(fèi)用花費(fèi)的時(shí)間、地點(diǎn)、金額，并進(jìn)而了解這筆費(fèi)用花費(fèi)后的項(xiàng)目進(jìn)展情況，總體預(yù)算情況等等。管理的一個(gè)重要方面就是對(duì)真實(shí)的、全局信息的了解，而協(xié)同管理無(wú)疑提供了這樣的可能性。
"業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想"：
一個(gè)形象的比喻，現(xiàn)代化企業(yè)就象一臺(tái)不停運(yùn)轉(zhuǎn)著的精密機(jī)器，企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)就象是機(jī)器上的各個(gè)部件，任何一個(gè)部件出了問(wèn)題就會(huì)對(duì)整臺(tái)機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響。從表面上來(lái)看，企業(yè)的業(yè)務(wù)被分為各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)并歸屬于某個(gè)部門或某個(gè)人員負(fù)責(zé)，事實(shí)上這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，更為重要的是他們都必須為企業(yè)的共同目標(biāo)而運(yùn)作。例如一個(gè)客戶會(huì)，會(huì)涉及到客戶名單（銷售部業(yè)務(wù)）、市場(chǎng)宣傳資料和方案（市場(chǎng)部業(yè)務(wù)）、相關(guān)物資領(lǐng)用或采購(gòu)（行政部業(yè)務(wù)）、發(fā)票和費(fèi)用（財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)）等。關(guān)注某個(gè)或某些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的傳統(tǒng)軟件由于無(wú)法對(duì)其它的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，因而企業(yè)就不得不在多個(gè)應(yīng)用軟件之間切換以保證同步運(yùn)作。而協(xié)同管理平臺(tái)則可以對(duì)這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行充分的整合并納入統(tǒng)一平臺(tái)進(jìn)行管理，任何一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的動(dòng)作都可以輕松"啟動(dòng)"其它關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的運(yùn)作，并對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)更新，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的平滑鏈接。
"隨需而應(yīng)思想"：
企業(yè)的各種資源，包括人、財(cái)、物、信息和流程組成了企業(yè)運(yùn)作的基本要素。協(xié)同管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺(tái)上，并通過(guò)網(wǎng)狀信息和關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的協(xié)同環(huán)境將它們緊密的聯(lián)系在一起。然而要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)這些資源的協(xié)調(diào)和優(yōu)化，很重要的一點(diǎn)就是這些資源能夠隨著企業(yè)的某個(gè)目標(biāo)或者某項(xiàng)事務(wù)而被靈活的組織起來(lái)并進(jìn)行協(xié)作，為這個(gè)目標(biāo)或事務(wù)"各司其能"并發(fā)揮最大的價(jià)值，換言之，也即各種資源能夠隨企業(yè)的需要而及時(shí)的響應(yīng)并突破各種障礙實(shí)現(xiàn)一致性協(xié)作。例如人與人之間的協(xié)作，在企業(yè)的每個(gè)角落里每天都在發(fā)生著。在協(xié)同管理平臺(tái)中，人與人之間的屏障被打破，并可被隨時(shí)調(diào)動(dòng)起來(lái)組成跨部門、跨企業(yè)、跨地域的"虛擬團(tuán)隊(duì)"。比如說(shuō)一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行，隨著項(xiàng)目的建立，各個(gè)部門的有關(guān)人員都可被加入到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，甚至可包括企業(yè)外聘的專家、相關(guān)客戶、合作伙伴等。為統(tǒng)一目標(biāo)而設(shè)的"虛擬團(tuán)隊(duì)"成員可以共享項(xiàng)目信息、被分配各自的任務(wù)、接受項(xiàng)目經(jīng)理的監(jiān)督、相互之間就某個(gè)問(wèn)題進(jìn)行探討、參加網(wǎng)上的項(xiàng)目會(huì)議等。當(dāng)然在這樣的例子中，"虛擬團(tuán)隊(duì)"不光包含了人，還包含了財(cái)、物等資源，例如會(huì)議室、項(xiàng)目資料等。而在協(xié)同管理平臺(tái)中，這些資源可以突破各種障礙而被迅速找到并集合到一起，并實(shí)現(xiàn)它們之間通暢的溝通、協(xié)調(diào)，從而保證目標(biāo)的達(dá)成。
總結(jié)而言，協(xié)同管理的本質(zhì)就是打破資源（人、財(cái)、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過(guò)對(duì)各種資源最大的開(kāi)發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成共同的目標(biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過(guò)對(duì)各種資源最大的開(kāi)發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成共同的目標(biāo)。
歷史演變
起步階段
（1985年―1993年）：是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使日常辦公也開(kāi)始運(yùn)用IT技術(shù)，提高了文件等資料管理水平。這一階段實(shí)現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理（如文件管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過(guò)程中最需要的溝通協(xié)作支持、文檔資料的綜合處理等，導(dǎo)致應(yīng)用效果不佳。
應(yīng)用階段
（1993年－2002年）：隨著組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，組織越來(lái)越希望能夠打破時(shí)間、地域的限制，提高整個(gè)組織的運(yùn)營(yíng)效率，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進(jìn)了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，為協(xié)同OA的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)保證，這個(gè)階段協(xié)同OA的主要特點(diǎn)是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會(huì)議管理、制度管理等眾多實(shí)用的功能，極大地方便了員工工作，規(guī)范了組織管理、提高了運(yùn)營(yíng)效率。
發(fā)展階段
協(xié)同OA經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)大延伸到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)，成為組織運(yùn)營(yíng)信息化的一個(gè)重要組織部分。同時(shí)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的快速變化，使得辦公應(yīng)用軟件應(yīng)具有更高更多的內(nèi)涵，客戶將更關(guān)注如何方便、快捷地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各級(jí)組織、各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺(tái)。
基礎(chǔ)功能
首先，協(xié)同辦公平臺(tái)首先是一個(gè)溝通平臺(tái)。這里的溝通并不限于團(tuán)隊(duì)的信息傳達(dá)或者通訊，協(xié)同全面實(shí)現(xiàn)溝通過(guò)程的時(shí)效性、完整性和有效性。
其次，協(xié)同辦公平臺(tái)是管理和協(xié)作的平臺(tái)協(xié)同辦公平臺(tái)必須能夠?qū)崿F(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，比如，項(xiàng)目管理、流程管理、事務(wù)管理等等。這樣才能做到隨需應(yīng)變，動(dòng)態(tài)適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)柔性管理。
協(xié)同辦公平臺(tái)是知識(shí)中心和應(yīng)用運(yùn)行支持平臺(tái)。人和行為的協(xié)同就要以人為中心重新組織應(yīng)用、數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)。
從某種程度上說(shuō)，協(xié)同辦公平臺(tái)就是每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的隨身的辦公室。同時(shí)，在此平臺(tái)之上還要能夠部署一些應(yīng)用，如人事管理、ERP系統(tǒng)等，開(kāi)發(fā)各種協(xié)同化的應(yīng)用——也就是具備協(xié)同特征的各類應(yīng)用軟件。
要實(shí)現(xiàn)前述協(xié)同辦公平臺(tái)必備的功能，就必需滿足以下幾個(gè)要求，也就是協(xié)同的基本特征：協(xié)同辦公平臺(tái)要支持完全的移動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)可以利用可以使用的一切網(wǎng)絡(luò)資源；系統(tǒng)必須能實(shí)現(xiàn)跨地域、跨組織、跨系統(tǒng)、跨網(wǎng)絡(luò)的互通性，實(shí)現(xiàn)相互獨(dú)立的不同應(yīng)用系統(tǒng)可以自然融合；必須具備動(dòng)態(tài)適應(yīng)能力，一種柔性管理能力，并且能夠?qū)崿F(xiàn)與剛性管理相結(jié)合。
OA關(guān)系
傳統(tǒng)的ERP/CRM等管理軟件多側(cè)重于管理包括現(xiàn)金流、物流，建立一個(gè)剛性的管理系統(tǒng)，并且呈現(xiàn)出流程化、規(guī)范化的特征，而OA軟件則轉(zhuǎn)向管人、管事，后者稱為“老板級(jí)的信息化”。
企業(yè)發(fā)展變化快，不光是新產(chǎn)品推出快，整個(gè)組織結(jié)構(gòu)也要快速變化適應(yīng)新形勢(shì)。但ERP很難做到這一點(diǎn)。ERP要求企業(yè)所有的流程都要為了適應(yīng)它而重新規(guī)劃重組，它要適應(yīng)后臺(tái)管理的變化真是無(wú)能為力，這卻是OA的強(qiáng)項(xiàng)。
OA使用戶的管理及業(yè)務(wù)人員不再受辦公室和網(wǎng)絡(luò)的約束，從而實(shí)現(xiàn)一種移動(dòng)辦公、在家辦公、遠(yuǎn)程辦公等多種辦公形式。另外，雖然坐在辦公室內(nèi)，管理的范圍卻并不局限于辦公室，遠(yuǎn)在萬(wàn)里之外的分公司、辦事處、其他城市的合作伙伴、經(jīng)銷商等，所有的溝通管理都可以突破辦公室的邊界。
所以，上過(guò)ERP的廠家，會(huì)需要OA軟件作為補(bǔ)充；一個(gè)企業(yè)想上信息化系統(tǒng)的時(shí)候，也可以選擇先上OA軟件，通過(guò)OA軟件建造一個(gè)柔性系統(tǒng)，將來(lái)再逐步地去擴(kuò)展剛性系統(tǒng)。
造型誤區(qū)
些年來(lái)，企業(yè)信息化建設(shè)迅速發(fā)展，OA軟件迅速普及，媒體和廠商都在大力宣傳，各種概念、觀點(diǎn)、產(chǎn)品紛至沓來(lái)。國(guó)內(nèi)很多企業(yè)實(shí)施了OA項(xiàng)目，相關(guān)產(chǎn)品也應(yīng)接不暇，但在選與被選之間總有諸多"不對(duì)稱"，以致背道而馳，難于"雙贏"。那么企業(yè)如何正確認(rèn)識(shí)OA？在OA選型中存在哪些誤區(qū)？
誤區(qū)一、認(rèn)為OA就是行政辦公，就是收發(fā)文。
誤區(qū)二：認(rèn)為OA只是文件的審批和管理。
市面上的很多的OA是采用非關(guān)系性型數(shù)據(jù)庫(kù)，主要是基于lotus平臺(tái)，該平臺(tái)是封閉式的平臺(tái)，是文檔型數(shù)據(jù)庫(kù)，在技術(shù)上存在很多先天性缺陷，一般應(yīng)用于早期政府的收發(fā)文，政府信息化招投標(biāo)也基本上是向j2ee平臺(tái)架構(gòu)過(guò)渡。在國(guó)外lotus主要是應(yīng)用于郵件服務(wù)器。OA不僅僅是文件的審批和管理，關(guān)鍵是作為企業(yè)管理軟件進(jìn)行企業(yè)管理最終一定要跟財(cái)務(wù)發(fā)生關(guān)聯(lián)，才能最大化發(fā)生作用。比如：在OA的應(yīng)用企業(yè)中，很少企業(yè)拋棄報(bào)銷，借款，付款等審批流程。因?yàn)閳?bào)銷與手工實(shí)現(xiàn)的方式有根本性的變革。手工審批各審批環(huán)節(jié)都需要手工簽字才能逐步走到下一個(gè)環(huán)節(jié)。
誤區(qū)三：認(rèn)為OA是ERP的一部分，認(rèn)為OA很簡(jiǎn)單，是從屬于其他系統(tǒng)。
OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結(jié)果為導(dǎo)向。OA與ERP的發(fā)展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對(duì)人和過(guò)程的管理，通過(guò)管人來(lái)管理具體的事務(wù)，這些事務(wù)每天都可能在變化，所以O(shè)A強(qiáng)調(diào)靈活性和協(xié)同性。因?yàn)槠髽I(yè)人與人之間的協(xié)同是需要流程來(lái)規(guī)范。所以O(shè)A的核心是以人力資源為核心(人力資源主要是進(jìn)行權(quán)限和安全體系的控制)，以工作流為血脈的核心平臺(tái)，在該平臺(tái)上再搭建其他的應(yīng)用功能模塊，同時(shí)OA的牽涉的范圍比ERP要廣得多，涉及到各個(gè)部門的應(yīng)用，所以O(shè)A需要門戶，不同用戶，不同權(quán)限的人進(jìn)入系統(tǒng)看到的都是與他們工作相關(guān)的信息，沒(méi)有權(quán)限的信息都看不到。
作為管理層門戶是匯總員工平時(shí)工作信息生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門戶。同時(shí)管理層也可以通過(guò)宏觀數(shù)據(jù)監(jiān)控和查詢到微觀數(shù)據(jù)。所以O(shè)A的發(fā)展趨勢(shì)是成為協(xié)同管理平臺(tái)，作為管控內(nèi)部資源和外部信息交流的平臺(tái)與ERP構(gòu)成了企業(yè)信息化的基石。
誤區(qū)四、認(rèn)為OA的終極目標(biāo)就是手工轉(zhuǎn)為電子化。
協(xié)同OA作為一個(gè)管理軟件，一定要把一些先進(jìn)的管理和設(shè)計(jì)理念通過(guò)軟件進(jìn)行固化來(lái)為企業(yè)管理提升價(jià)值，否則為了電子化而電子化對(duì)企業(yè)沒(méi)有太大的管理價(jià)值。手工轉(zhuǎn)為電子化只是OA的第一步，對(duì)管理層來(lái)說(shuō)，企業(yè)實(shí)施OA是需要花費(fèi)很大的人力，物力，財(cái)力去實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵是引入軟件這一工具來(lái)對(duì)管理進(jìn)行變革以適應(yīng)外部的競(jìng)爭(zhēng)和企業(yè)發(fā)展。所以O(shè)A對(duì)企業(yè)管理核心有幾方面：
第一：提升企業(yè)辦公效率同時(shí)，重在執(zhí)行力的提升
手工的審批在速度和效率上跟不上時(shí)代的發(fā)展，更重要的是領(lǐng)導(dǎo)者無(wú)法有效監(jiān)控到員工日常的工作。對(duì)流程的審批不知道停滯在那個(gè)環(huán)節(jié)、那個(gè)部門、原因在那里。很多管理制度的確立，到底員工是否關(guān)心，執(zhí)行沒(méi)有，執(zhí)行花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間并沒(méi)有得到有效反饋，也就沒(méi)有辦法改進(jìn)和提升，所以造成管理層的政令很難有效執(zhí)行。
第二：OA的終極目的最終是為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù)
OA的整個(gè)管理思想是以人為核心，以管控企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程為目的，通過(guò)管人來(lái)實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)規(guī)范運(yùn)營(yíng)。所以它區(qū)別于以物料為核心的ERP，以資金為核心的財(cái)務(wù)，以物流為核心的進(jìn)銷存。這些業(yè)務(wù)軟件的核心特點(diǎn)都是以結(jié)果為導(dǎo)向，精細(xì)化管理為主，對(duì)過(guò)程的管控比較缺乏。而OA，更進(jìn)一步說(shuō)協(xié)同OA，面對(duì)的是組織行為，強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)資源的整體運(yùn)作。所以O(shè)A與這些業(yè)務(wù)軟件是相得益彰的。那么OA的終極目標(biāo)是什么呢？最終把OA作為一個(gè)不同部門，不同崗位員工日常業(yè)務(wù)辦公的平臺(tái)，員工每天辦公的數(shù)據(jù)按照權(quán)限自動(dòng)匯總給相關(guān)權(quán)限的管理層生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數(shù)據(jù)不能沉淀為管理層需要的報(bào)表，我們認(rèn)為OA以人為核心的軟件是無(wú)法做到進(jìn)行有效對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行控制的。
第三：規(guī)范公司的管理，避免人為的因素：
手工審批受人為因素影響較大，所以企業(yè)很多的管理制度和法規(guī)不能有效執(zhí)行，中國(guó)很多企業(yè)初具規(guī)模就提出法制。所以軟件是法制最好的執(zhí)行手段。對(duì)于剛剛進(jìn)行信息化的企業(yè)，前期需要一個(gè)過(guò)渡期進(jìn)行緩沖，但是最終公司的管理是需要規(guī)范的，當(dāng)然規(guī)范需要允許進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。所以企業(yè)的流程是需要沉淀以后最終會(huì)被固化下來(lái)。所以企業(yè)的流程關(guān)鍵是經(jīng)過(guò)梳理、沉淀進(jìn)行優(yōu)化最終找到管理的規(guī)律。
當(dāng)然對(duì)于不斷規(guī)范的企業(yè)前期OA系統(tǒng)是需要支持一些人為因素，經(jīng)過(guò)不斷規(guī)范，最終找到適合企業(yè)的管理規(guī)律。所以強(qiáng)調(diào)OA流程既需要很強(qiáng)的自主判斷能力，又要非常靈活以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程和組織架構(gòu)的變更。因?yàn)槠髽I(yè)員工每天的工作都很忙，不能指望通過(guò)員工記住很多的管理制度來(lái)進(jìn)行人為判斷，比較現(xiàn)實(shí)的是員工提交流程，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)員工填入的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)判斷進(jìn)行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，以此來(lái)規(guī)范整體的管理過(guò)程。
第四：部門與部門，員工與員工之間信息的溝通和共享
在手工時(shí)代，部門與部門之間無(wú)法進(jìn)行充分的信息共享與傳遞，所以導(dǎo)致很多重復(fù)性的工作。同時(shí)企業(yè)很多事務(wù)是需要跨部門運(yùn)作，員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個(gè)平臺(tái)來(lái)支撐。而OA是很高的工具，借助這一平臺(tái)，將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起。
第五：知識(shí)的沉淀和痕跡的保留
對(duì)任何企業(yè)來(lái)說(shuō)，都會(huì)有員工流失，都會(huì)有新的員工進(jìn)來(lái)。流失的員工對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，等同于資源的流失，特別是對(duì)于關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位的員工。企業(yè)需要有一個(gè)平臺(tái)來(lái)記錄員工日常的核心工作和他掌握的公司的核心資源，以方便后續(xù)員工快速交接和跟進(jìn)，避免企業(yè)造成損失。同時(shí)對(duì)于新員工培養(yǎng)成一個(gè)適崗的員工，企業(yè)需要花費(fèi)很大的代價(jià)，如果通過(guò)OA系統(tǒng)把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗(yàn)共享給新員工，這會(huì)大大縮短新員工的培訓(xùn)時(shí)間，并節(jié)省公司的培訓(xùn)費(fèi)用。
第六：加強(qiáng)對(duì)員工日常行為的考核：
很多企業(yè)對(duì)員工的考核都停留在印象打分上，這樣不利于留住優(yōu)秀的人才。通過(guò)OA系統(tǒng)，可以把員工日常工作情況所產(chǎn)生的成績(jī)作為考核的部分依據(jù)來(lái)對(duì)員工進(jìn)行動(dòng)態(tài)的績(jī)效考核。來(lái)充分調(diào)動(dòng)員工積極性，使企業(yè)在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。
所以O(shè)A不是一個(gè)無(wú)紙化的軟件，而是一個(gè)管理工具，通過(guò)它來(lái)貫徹企業(yè)管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過(guò)流程的規(guī)范、知識(shí)的沉淀、員工的配合和協(xié)作來(lái)促進(jìn)企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。
誤區(qū)五：認(rèn)為OA實(shí)施很簡(jiǎn)單，是信息部門的事情。
OA作為管理軟件，最終應(yīng)用到企業(yè)，軟件只是一個(gè)工具，關(guān)鍵靠人去用，企業(yè)應(yīng)用深度與否取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應(yīng)商的服務(wù)能力，兩者缺一不可。僅僅通過(guò)信息部門或者某一個(gè)部門去推動(dòng)，最終只會(huì)導(dǎo)致在整個(gè)公司應(yīng)用的失敗。同時(shí)供應(yīng)商一定需要有豐富的實(shí)施應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)來(lái)幫助企業(yè)推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度和規(guī)避實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。所以對(duì)于供應(yīng)商的選擇不僅僅是產(chǎn)品。當(dāng)然光有快速反應(yīng)能力沒(méi)有解決問(wèn)題的能力也是不可以的。所以在選擇供應(yīng)商時(shí)，建議選擇專業(yè)定位于OA的有過(guò)眾多成功案例的知名廠商。
誤區(qū)六：認(rèn)為OA馬上就可以見(jiàn)到效果，認(rèn)為OA可以一蹴而就。
OA是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要整體規(guī)劃，分步來(lái)實(shí)施，關(guān)鍵是企業(yè)需要把目前最迫切，最關(guān)鍵，見(jiàn)效最快的需求先提煉出來(lái)，在此基礎(chǔ)上逐漸加深應(yīng)用，然后在擴(kuò)展新的需求。很多企業(yè)對(duì)OA的選型有很大的局限在于認(rèn)為滿足當(dāng)前需求就可以，其實(shí)OA的深度和廣度可以很深很廣，很多企業(yè)因?yàn)閷?duì)OA的規(guī)劃不了解，所以導(dǎo)致OA在應(yīng)用過(guò)一段時(shí)間以后遇到瓶頸。建議企業(yè)前期需要規(guī)劃好，然后按照企業(yè)實(shí)際需要在今后幾年在加深應(yīng)用深度的基礎(chǔ)上，分步實(shí)施需要的功能。
企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，推廣和實(shí)施OA，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統(tǒng)，更重要的是透過(guò)先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善，促進(jìn)企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。這就決定了企業(yè)在OA或OA的選型過(guò)程中必須立足企業(yè)的實(shí)際需求，轉(zhuǎn)變以往的思維方式和觀點(diǎn)，從OA真正在企業(yè)信息化過(guò)程中發(fā)揮的重要作用出發(fā)，從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，選擇企業(yè)所需要的OA系統(tǒng)。
發(fā)展趨勢(shì)
從企業(yè)公司、事業(yè)單位、政府機(jī)構(gòu)對(duì)管理信息化的角度來(lái)看，無(wú)非會(huì)集中在三大方面，即協(xié)同OA類、ERP類、BI類，通過(guò)這三大類的信息化推廣，可全面部署內(nèi)部管理信息化的支持體系。
隨著信息化的全面推進(jìn)，三大類的信息化，會(huì)你中有我、我中有你的趨勢(shì)，但對(duì)于各階層的使用者來(lái)看，可集中通過(guò)協(xié)同OA單一入口，靈活處理協(xié)同OA中工作內(nèi)容、也可以及時(shí)處理ERP數(shù)據(jù)、以及對(duì)內(nèi)部數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)報(bào)表分析。
三者關(guān)系可見(jiàn)右圖：
總體架構(gòu)
真正的JBoss架構(gòu)、優(yōu)異的跨平臺(tái)特性
ü 采用J2EE多層技術(shù)架構(gòu)，B/S模式；
ü 支持Windows、unix、Linux等主流操作系統(tǒng)；
ü 支持Oracle數(shù)據(jù)庫(kù) Weblogic、IBM Websphere等主流應(yīng)用服務(wù)器；
ü 表現(xiàn)層采用Struts框架結(jié)構(gòu)使得系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更清晰化，代碼復(fù)用性強(qiáng)，易維護(hù)；
ü 業(yè)務(wù)邏輯處理采用EJB，它封裝了對(duì)事務(wù)的處理，可以使程序運(yùn)行更安全，可以方便的分布式部署，使系統(tǒng)能承受很大的壓力；
ü 持久性方面采用Hibernate，使得系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)關(guān)性，可適應(yīng)主流關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，編寫(xiě)程序時(shí)按照面向?qū)ο蟮姆绞綄?xiě)程序，可維護(hù)性高。支持ORACLE、DB2、SQL Server等大型的主流數(shù)據(jù)庫(kù)；
ü 利用XML作為系統(tǒng)接口的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行信息資源整合；
ü 采用自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、高性能中間件技術(shù)，如ezFLOW工作流中間件等；
ü 跨平臺(tái)性，可任意移植到多種平臺(tái)下，節(jié)省用戶的投資；
ü 技術(shù)平臺(tái)具有廣泛的支持力，JBoss技術(shù)規(guī)范得到了無(wú)論是國(guó)際性大公司還是自由開(kāi)發(fā)者的廣泛的支持，具有很好的發(fā)展前景。
參考資料 >