企業(yè)內容管理，是為客戶提供的一種有關企業(yè)顯性和隱性內容的應用軟件，它管理、集成和訪問從音頻、視頻到掃描圖像的各種格式的商業(yè)信息，對象范圍比傳統(tǒng)關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(時態(tài)數(shù)據(jù)庫)處理的結構化數(shù)據(jù)更廣，除了一般文字、文檔、多媒體、流媒體外，還包括Web網(wǎng)頁、廣告、程序（如ECMAScript）、軟件等一切數(shù)字資產(chǎn)(Digital Asset)，即所有結構化的數(shù)據(jù)和非結構化的文檔。內容管理解決方案重點解決各種非結構化或半結構化的數(shù)字資源的采集、管理、利用、傳遞和增值，集成到結構化數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)中，如ERP、CRM等，為應用系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)來源。
產(chǎn)生背景
企業(yè)內容管理（Enterprise Content Management）
隨著IT應用的深入普及，各行各業(yè)都積累了大量的信息資源。科學管理和合理開發(fā)這些內部和外部信息資源已經(jīng)成為企業(yè)正確決策、增強競爭力的關鍵。最近一項A.T.Kearney研究指出，"缺乏有效發(fā)布能力的數(shù)字內容每年會花費公司7500 億美元，因為知識型雇員將時間浪費在尋找和獲取完成他們的工作所需要的信息上。"在一些諸如政府、電信、金融、媒體等以內容為其主要核心業(yè)務的行業(yè)中，內容和應用程序代碼已成為關鍵性資產(chǎn)。因此，要增強自身的全球競爭力，他們就必須將內容轉化為推動商業(yè)成功的資產(chǎn)。與此同時，所有行業(yè)也都面臨著管理各種格式的信息的挑戰(zhàn)。客戶對數(shù)據(jù)管理的需求已經(jīng)超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理的概念。研究部門調查發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)存儲的大量數(shù)據(jù)中，傳統(tǒng)關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(時態(tài)數(shù)據(jù)庫)處理的結構化數(shù)據(jù)僅占數(shù)據(jù)信息總量的15%，而全球85%的信息是非結構化的，包括紙上的文件、報告、視頻和音頻文件、照片、傳真件、信件等。如何管理這些非結構化信息，成為傳統(tǒng)結構化數(shù)據(jù)管理的一大難題。
簡介
“內容”和“內容管理”
“內容”一詞，源于出版媒體業(yè)，書報雜志、唱片影帶里的創(chuàng)作，叫做內容，所以早期的內容管理CM(Content Management)，偏向出版產(chǎn)品的管理，以儲存、流程、元數(shù)據(jù)(Metadata)為要件來制作系統(tǒng)。儲存多以關連式數(shù)據(jù)庫的方式，也有的以一般數(shù)據(jù)文件方式儲存，或者是根據(jù)需要兩種并存。內容從制作編輯到成品儲存，都需經(jīng)過或多或少的加工過程，有的是單線的簡單流程，有的是分叉多線的并行操作，各種流程不同、相差甚遠。至于元數(shù)據(jù)，是對內容的描述，如作者、日期、關鍵詞、媒體種類、版權等，都以XML標記的方式記錄，來達到跨媒體出版與個人化出版的目標。
內容管理在幾年前，還是一個通稱，因為還沒有任何單一的系統(tǒng)，能適用于所有出版媒體內容的管理。各種內容雖然在數(shù)字化之后都是電子數(shù)據(jù)，應可用數(shù)字管理方式來處理，但在應用的層面上，卻復雜得多。內容從制作、分送、到儲存，生命周期的每一階段，在處理上都有不同的需求。所以，這時的內容管理系統(tǒng)，是以個別出版媒體為主的。
“內容”的范圍不斷擴大
隨著網(wǎng)絡的普遍使用，企業(yè)內部信息的流通加速、文案與資料數(shù)量增加，象電子郵件、從Lotus Notes來的資料、網(wǎng)上討論、實時簡訊、Office文案，甚至是印刷資料的內容，即使不是出版媒體機構，也有加強管理這些資料的必要性。于是，“內容”就由原來的出版媒體內容，擴大成企業(yè)內部全部資料信息的內容了，同時也產(chǎn)生了“企業(yè)內容管理”ECM的新名詞。
ECM常被視為知識管理KM(Knowledge 管理學)的基礎建設，知識管理是企業(yè)由下而上、累積智能的系統(tǒng)方法，已有16年的歷史，雖然在技術與方法上不斷演進，但在實際應用中因投資回報不易評估，更需企業(yè)文化的配合，讓大家養(yǎng)成知識與人共享的意愿，所以發(fā)展并不迅速。
除了前面提到與內容相關的各種管理，這一兩年，另外出現(xiàn)了M字頭的管理概念與系統(tǒng)，象客戶關系管理CRM、供應鏈管理SCM、人力資源管理HRM，以及雖沒有M但歸在一類的企業(yè)資源計劃ERP和企業(yè)網(wǎng)絡入口EIP。這么多的管理，所產(chǎn)生的信息與數(shù)據(jù)，自然更要納入企業(yè)“內容”的體系了。所以，企業(yè)的“內容”范圍越來越大。
但這么多名詞、概念與系統(tǒng)，不但企業(yè)用戶弄不清楚哪一個做什么事、與別的系統(tǒng)有什么關連，就連制作推銷系統(tǒng)的業(yè)者，也未必區(qū)分得清楚，而且系統(tǒng)越發(fā)展越有重疊走勢。況且每類系統(tǒng)涵蓋的都不小，都打算以高投入構建一個適用全企業(yè)的大系統(tǒng)。但經(jīng)驗告訴我們，這樣的系統(tǒng)太昂貴、發(fā)展太耗時，尤其是構建集中式大型數(shù)據(jù)庫，增加了系統(tǒng)的復雜程度，且風險也在提高。
把“內容”連起來管理
就在這時候，出現(xiàn)了另類的思考。如果制作一個新的系統(tǒng)，把上述提到的那些M放進去，則多半是由上而下的結構，也就是把下層原來運行的系統(tǒng)、原來分散在各處各種格式的數(shù)據(jù)，移植到上層，建立一個龐大系統(tǒng)，形成一個龐大的集中式數(shù)據(jù)儲存庫，這樣，工程浩大是在意料之中的。但是，一個創(chuàng)新的構思正好相反，是從下而上，下層的原有運行的系統(tǒng)與數(shù)據(jù)，不論分散在什么地方、也不論什么格式，都可以維持不動、繼續(xù)運行。然后用轉換的方式，把數(shù)據(jù)轉換成中性如XML的格式，作為與別的系統(tǒng)銜接溝通的共同語言，再由一個信道把這些系統(tǒng)串連起來。
概括來說內容管理，是把現(xiàn)有各個底層的數(shù)據(jù)，建立一個共同的目錄控管機制，各個系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)的軟件，都依此目錄配送，使數(shù)據(jù)流動橫跨各系統(tǒng)，既不必制造一個集中的龐大數(shù)據(jù)庫，也不必更改現(xiàn)有系統(tǒng)的運行。這種模式的建立，自然較傳統(tǒng)的作法省時省錢，風險也大為降低。Agari的Mediaware系統(tǒng)即是一例。
內容管理的順暢，有賴于內容的結構化，因為只有結構化，才能對內容分類、索引、排序、搜尋。利用XML相關工具，來制作結構化的內容，正是內容管理的基礎建設。這項基礎建設，無疑是內容管理的重要程序，也是一項十分艱苦的工作，更是實時企業(yè)所需要付出的代價。
內容管理與知識管理的區(qū)別
第一，兩者管理的對象不同。前者是”內容”，后者是”知識”。
前面我們已經(jīng)提到，內容主要是對各種結構化數(shù)據(jù)、非結構化文檔、信息的統(tǒng)稱，當然某種程度上也包含了知識，但這種知識主要是一種明晰性知識。而”知識”不僅包含了明晰性知識，還有默會性知識，而且后者更大程度上體現(xiàn)了”知識”的價值。
第二，指兩者在管理功能上有所不同，而知識管理不僅在于對靜態(tài)知識(知識庫)的管理，還包括對動態(tài)知識過程的管理，尤其是對知識創(chuàng)新過程的管理。著名的知識管理大師野中將知識分為默會和明晰兩種不同類型的知識，并認為知識管理就主要表現(xiàn)為對這兩類知識間相互轉化而形成的知識螺旋的管理，包括由默會知識轉換為默會知識的知識社會化管理、由默會知識轉換為明晰知識的知識明晰化管理、由明晰知識轉換為明晰知識的知識關聯(lián)化管理、以及由明晰知識轉換為默會知識的知識內省化管理。而內容管理某種程度上主要是對知識關聯(lián)化過程的管理，即將分散混亂的數(shù)據(jù)、信息轉化成有組織的內容和知識，基本上不具備對默會知識的管理功能。
內容管理產(chǎn)生的條件
(1)知識經(jīng)濟浪潮的來臨，人們越來越認識到信息和知識對于企業(yè)的巨大價值。但是，分散、混亂的數(shù)據(jù)和信息形成不了競爭力，必須將之整合成為有組織的內容才能充分發(fā)揮價值。在許多知識管理項目中，投資最大的部分不是技術，而是知識庫的內容。1997年，布茲·愛倫·漢密頓咨詢公司用于知識管理項目技術方面的開支為25萬美元，而用于內容管理的開支(尚不包括創(chuàng)造內容的開支在內)高達75萬美元，遠遠超過技術開支。因此，內容管理的確是一個代價高昂的項目，需要大量的資金投入。
(2)業(yè)務應用對內容管理提出了迫切需求。目前人們對協(xié)同商務談得很多，它包括企業(yè)內部門與部門之間，或是企業(yè)與外部企業(yè)間，包括供應商、合作伙伴、分銷商、服務提供商、客戶等的業(yè)務往來。內容管理對企業(yè)內部而言，能夠很好地做到信息的有效共享及信息的增值利用，對于外部來講也是形成真正協(xié)同商務的組成部分。有效的內容管理可以使企業(yè)的供應鏈、制造、采購系統(tǒng)更為暢通，保證企業(yè)在最短的時間里將正確的產(chǎn)品和服務傳遞給客戶，使企業(yè)的商業(yè)流程自動化，并連接其供應商和事業(yè)伙伴。獲取并分析客戶、供應商、雇員以及合作伙伴的相關信息，并通過共享內容管理系統(tǒng)來幫助企業(yè)做出更好得商業(yè)決策。可以說，有效的內容管理是實現(xiàn)良好的整合關系管理的重要保證。
(3)時間競爭也需要內容管理。有人說，知識不僅僅等于財富，即知識最少等于財富的平方，這句話同樣適用于內容。早在1988年，小喬治·斯托克就指出，時間將成為下一個競爭優(yōu)勢來源；而為了能夠快速有效地響應客戶，內容管理也是必不可少的，比如在CRM中，客戶內容管理就是非常重要的組成部分。
如何進行內容管理
為使內容管理真正發(fā)揮作用就像上文所說，并不單單是建立一個技術性的內容管理系統(tǒng)就能解決的，它是一項結合人、過程以及技術的”技術一社會”工程。
在人方面，需要建立專門的內容管理機制，指派特定的內容人員(如內容經(jīng)理、內容編輯等)進行內容的管理和維護。比如長虹建立了一整套搜集、篩選信息的網(wǎng)絡和機構。各分廠必須將當天的產(chǎn)量、質量和員工狀況等情況，于下午4點前報到總經(jīng)理辦公室；120個營銷點每晚9點前也要將政情、商情、民情送回總部，由辦公室將這兩方面信息加上從文件、報刊等渠道獲取的重要信息編印成《快報》送有關人員參考。長虹董事會每月召開一次重大經(jīng)濟信息分析分。這種機制使得長虹能眼觀六路，耳聽八方，耳聰目明，活力四射。
在技術方面，主要就是要建立一套內容管理系統(tǒng)，為內容人員以及內容管理過程提供技術上的支撐環(huán)境。TRS信息技術有限公司開發(fā)了一系列擁有自主核心技術和知識產(chǎn)權的內容管理產(chǎn)品，實現(xiàn)了內容采集、創(chuàng)建、傳遞和內容分析的內容產(chǎn)業(yè)價值鏈的完全整合，為電子政務、企業(yè)信息門戶和知識管理系統(tǒng)、網(wǎng)站內容管理和數(shù)字圖書館的建設提供一站式和個性化解決方案。
內容管理的發(fā)展趨勢
內容管理發(fā)展到今天，時間并不長，其價值也未被充分挖掘，還具有很大的發(fā)展?jié)摿Α?a href="/hebeideji/8335084427975102844.html">OVUM咨詢公司把內容管理分為工具和服務兩個領域，認為到2004年CM工具和服務的市場規(guī)模將發(fā)展到53億美元和80億美元。目前C軟件市場主要有兩類產(chǎn)品，一類產(chǎn)品功能比較豐富，主要面向企業(yè)級用戶，如微軟、IBM等公司提供通用平臺性c、1解決方案；還有一類是內容管理的專項技術提供商，如Verity提供知識檢索，Micromedia提供內容創(chuàng)作平臺等。
從技術和應用角度來看內容管理的未來發(fā)展，可能會有以下幾個趨勢：一是應用范圍的繼續(xù)拓展；二是和業(yè)務應用更加緊密結合，應用集成將成為內容管理解決方案所必須要考慮的問題；三是技術應用的進一步深化；四是和知識管理趨向融合，并最終成為知識管理解決方案的組成部分。
(1)內容管理應用范圍的拓展，主要表現(xiàn)為兩種方向的”E”-CM。第一個”E”是Enterprise，是指內容管理將從辦公自動化以及某些局部應用拓展到整個企業(yè)，形成企業(yè)內容管理。Gartner Group在2001年給出了企業(yè)內容管理的定義，將它定位為”運用技術對貫穿企業(yè)的內容進行創(chuàng)建、捕獲、分發(fā)、客戶化以及管理的過程”。另一個”E，，是E-business，如果說企業(yè)內容管理主要強調對企業(yè)內部管理，而E-buSiness的內容管理主要強調電子商務交易中對整個內容價值鏈的管理，使企業(yè)能夠和供應商、合作伙伴、客戶之間能夠實現(xiàn)充分的內容共享。
(2)和業(yè)務應用的結合也是內容管理發(fā)展的必然趨勢，因為內容管理最終還是要服務于具體的業(yè)務過程。這很大程度上是一個系統(tǒng)和應用的集成問題，它需要消除應用(如ERE、scm、CRM等)之間妨礙內容應用的界限，使企業(yè)能夠充分感知市場和用戶的需求并做出快速響應。如在微軟的Content Management Servet 2001和CRM的集成方案中，客戶使用Web站點輸入個人特征信息，這些信息存儲到CRM中，而Content Management Server2001訪問這些數(shù)據(jù)并根據(jù)客戶特征管理客戶訪問到的內容，如果客戶特征發(fā)生變化，提交給客戶的內容也自動變化。
(3)內容管理中技術應用的深化主要表現(xiàn)為更多智能手段的引入，目前的內容管理解決方案具備了檢索、工作流、版本控制等基本功能，處理的智能性尚還不高；文檔自動分類技術、文本挖掘、Web挖掘、poital等技術也有了一定的應用，但必定還會發(fā)展出更智能化的內容處理技術，如語義分析、自然語言理解、智能代理等。
(4)內容管理將逐漸和知識管理趨于融合，這主要是歸因于內容管理的很多功能和知識管理相比并不具備獨特性。而且在目前內容管理和知識管理各自的應用中，也沒有顯示出太多的差異性，這其中一個原因是因為知識管理尚處于初步階段，更多強調的恰恰是內容管理的功能。隨著知識管理應用的深化，很多內容管理解決方案提供商可能會將其標簽改為”知識管理”。
(5)企業(yè)內容管理與云計算技術的結合。云計算技術逐步成熟，企業(yè)內容管理遇到了一些新問題，也帶來了新的機遇。將企業(yè)的內容存儲到云端，通過移動計算方式，可以實現(xiàn)隨時隨地，任意設備訪問內容，可以作為移動辦公的一種支撐。這在業(yè)界稱為“云內容管理”。
未來規(guī)劃
不同于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫加文件系統(tǒng)的模式，IBM內容管理平臺與其他內容管理產(chǎn)品最主要的區(qū)別就在于數(shù)據(jù)管理的聯(lián)邦技術。ECM同DB2聯(lián)邦技術（federated technology）一起，能幫助企業(yè)充分利用網(wǎng)上的信息，并將它在整個企業(yè)內部集成。隨著DB2數(shù)據(jù)庫 II的問世，IBM DB2已經(jīng)發(fā)展成為包含DB2通用數(shù)據(jù)庫、商業(yè)智能解決方案、內容管理、DB2信息集成軟件和DB2數(shù)據(jù)庫工具五大類產(chǎn)品的信息管理平臺。也就是說，IBM已經(jīng)將DB2數(shù)據(jù)庫傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)管理功能上升到了信息管理功能，為實現(xiàn)信息的隨需應變（IOD）做好了準備。
企業(yè)內容管理的效益
企業(yè)內容管理能有效率地生產(chǎn)、管理與發(fā)布多元化的內容，輕易滿足政府與企業(yè)內部員工與管理階層，以及外部合作廠商、客戶與企業(yè)投資者對內容的需求。在 Interwoven的客戶中，相當多的成功案例都是因為內容管理而使原有的資產(chǎn)增值助企業(yè)獲益。通過內容管理，政府和企業(yè)可以實現(xiàn)把正確、實時的內容傳遞給適當?shù)娜耍⑶疫M行最有效率的管理，藉以在信息產(chǎn)生后，能反復利用，以此大幅降低花費在數(shù)據(jù)管理、查詢與檢索上的時間與成本。
好的內容管理能夠有效管理不同形式、平臺、服務器的多元化內容，嚴格管理需要發(fā)布的信息，以確保信息的正確性，為企業(yè)提供一個高擴展性、低成本的文檔、多媒體、程序代碼和網(wǎng)站等內容平臺。同時還能改善現(xiàn)有網(wǎng)站從協(xié)調開發(fā)到最后維護的流程，解決過度集中處理的瓶頸；為不同內容提供者提供各種內容輸入渠道，如Web, XML,Web Service, FTP等，提高網(wǎng)頁更新速度，提升內容豐富度，增進服務效率。
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企業(yè)內容管理的內涵
ECM的產(chǎn)品表現(xiàn)為一個管理軟件和技術，但它更是一種管理思想的反映。因為有效的內容管理僅靠一個優(yōu)秀的內容管理系統(tǒng)是不夠的，很簡單的一個事實就是：一套再好的系統(tǒng)，沒人愿意使用它，也只不過是個擺設。有效的內容管理首先取決于愿意分享內容的文化．在此基礎上，結合企業(yè)業(yè)務過程，理順內容創(chuàng)建、儲存、分享、應用、更新過程，并制定相關的管理機制，最后內容管理系統(tǒng)作為一種技術支撐。所以為使內容管理真正發(fā)揮作用，并不單單是建立一個技術性的內容管理系統(tǒng)就能解決的，它是一項結合人、過程以及技術的“技術一社會”工程。如圖1所示，在人方面，需要建立專門的內容管理機制．指派特定的內容人員(如內容經(jīng)理、內容編輯等)進行內容的管理和維護：而在過程方面，要建立透明的內容管理過程，包括內容的創(chuàng)建、存儲、分享、應用和更新，并要將內容管理過程和具體的業(yè)務過程緊密結合，使內容“從業(yè)務中來，并到業(yè)務中去”；在技術方面，主要就是要建立一套內容管理系統(tǒng)，為內容人員以及內容管理過程提供技術上的支撐環(huán)境。
參考資料 >