郵件合并：是Microsoft Office Word軟件中一種可以批量生成個(gè)性化文檔的功能，通過(guò)將主文檔與存儲(chǔ)變量信息的數(shù)據(jù)源（如Excel表格、Outlook聯(lián)系人列表或數(shù)據(jù)庫(kù)）結(jié)合，自動(dòng)替換指定位置的占位符（稱(chēng)為合并域）。該功能支持生成信函、電子郵件、信封、標(biāo)簽及目錄等多種文檔類(lèi)型，適用于批量打印準(zhǔn)考證、工資條等場(chǎng)景。合并結(jié)果可輸出至新文檔或直接打印，主文檔與數(shù)據(jù)源的連接關(guān)系在保存時(shí)可選擇保留或斷開(kāi)。
應(yīng)用領(lǐng)域
1、批量打印信封：按統(tǒng)一的格式，將電子表格中的郵編、收件人地址和收件人打印出來(lái)。
2、批量打印信件：主要是換從電子表格中調(diào)用收件人，換一下稱(chēng)呼，信件內(nèi)容基本固定不變。
3、批量打印請(qǐng)柬：同上2。
4、批量打印工資條：從電子表格調(diào)用數(shù)據(jù)。
5、批量打印個(gè)人簡(jiǎn)歷：從電子表格中調(diào)用不同字段數(shù)據(jù)，每人一頁(yè)，對(duì)應(yīng)不同信息。
6、批量打印學(xué)生成績(jī)單：從電子表格成績(jī)中取出個(gè)人信息，并設(shè)置評(píng)語(yǔ)字段，編寫(xiě)不同評(píng)語(yǔ)。
7、批量打印各類(lèi)獲獎(jiǎng)證書(shū)：在電子表格中設(shè)置姓名、獲獎(jiǎng)名稱(chēng)和等資，在WORD中設(shè)置打印格式，可以打印眾多證書(shū)。
8、批量打印準(zhǔn)考證、明信片、信封等個(gè)人報(bào)表。
總之，只要有數(shù)據(jù)源（電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)）等，只要是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的二維數(shù)表，就可以很方便的按一個(gè)記錄一頁(yè)的方式從WROD中用郵件合并功能打印出來(lái)！
操作步驟
2003
Microsoft Office郵件合并的操作方法：
第一步：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源
這個(gè)數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)。一言蔽之：只要能夠被SQL操作控制的數(shù)據(jù)皆可作為數(shù)據(jù)源。因?yàn)猷]件合并說(shuō)白了就是一個(gè)數(shù)據(jù)查詢和顯示的工作。這里，我以Microsoft Excel為例。
下圖是一個(gè)Excel工作表文件"DataSource"，里面有一個(gè)工作簿"錄取通知書(shū)"，工作簿里面有三條數(shù)據(jù)記錄，我們的任務(wù)就是把這三條記錄按照指定的模板打印成錄取通知書(shū)。
第二步：準(zhǔn)備模板
模板文件就是即將輸出的界面模板，這里我以Word文檔為例。
圖三是一個(gè)模板文件"Template"，就是錄取通知書(shū)的大致樣子（大標(biāo)題和序列號(hào)我就省了啊）。
第三步：郵件合并
打開(kāi)模板文件template.doc，從"工具"菜單中依次選擇"信函和郵件">>"顯示郵件合并工具欄"，完畢之后工具欄上會(huì)多出一欄，就是郵件合并工具欄，如圖，紅色矩形框中的就是郵件合并工具欄。
下面，step by step,follow me：
1.設(shè)置數(shù)據(jù)源
點(diǎn)擊郵件合并工具欄上"打開(kāi)數(shù)據(jù)源"的按鈕（圖三中第二個(gè)），選擇"DataSource.xls"文件，單擊打開(kāi)，然后會(huì)再?gòu)棾鲆粋€(gè)"選擇表格"的窗口，要求指定使用哪個(gè)工作簿，因?yàn)橹挥幸粋€(gè)工作簿"錄取通知書(shū)"，直接點(diǎn)擊確定，完成數(shù)據(jù)源設(shè)置。如圖四。
2.插入數(shù)據(jù)域
這里，我以插入新生姓名為例。
2.a將光標(biāo)定位到要插入數(shù)據(jù)的地方（這里插入新生姓名，就放在文檔開(kāi)頭"同學(xué)："之前）
2.b點(diǎn)擊郵件合并工具欄上"插入域"的按鈕（圖三中黃色圓圈），在彈出的窗口中選擇"姓名"，然后單擊"插入"，如圖五：
2.c單擊關(guān)閉（MS Office這一點(diǎn)不知道是什么用意，不能一次插入多個(gè)域，插入完畢又不自動(dòng)關(guān)閉彈出的窗口）
重復(fù)上述操作數(shù)次，依次插入其他元素（院系，專(zhuān)業(yè)，學(xué)制等）。全部完成之后，模板是這個(gè)樣子的（為強(qiáng)調(diào)哪些數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)插入的，我將插入的數(shù)據(jù)域都用黃圈標(biāo)出）：
3.查看合并數(shù)據(jù)
單擊郵件合并工具欄上"查看合并數(shù)據(jù)"的按鈕（圖三中"插入Word域"右邊那個(gè)按鈕），即可看到郵件合并之后的數(shù)據(jù)，工具欄上還有一些按鈕和輸入框可以查看前一條、下一條和指定的記錄。
第四步：完成合并
圖五到此，郵件合并的工作就基本結(jié)束了，可以直接打印了，你可以選擇"合并到新文檔"（適用于只有幾十上百條記錄）來(lái)把這些信息輸出到一個(gè)Doc文檔里面，以后直接打印這個(gè)文檔就可以了，也可以選擇"合并到打印機(jī)"（適用于成百上千條記錄），并不生成Doc文檔，而是直接打印出來(lái)。
下面是合并到新文檔之后，新文檔的效果圖：
兩條記錄之間的黑線是分頁(yè)標(biāo)記。當(dāng)然，如果打印成通知書(shū)還要調(diào)整版式，這個(gè)是排版的基本功，我只是演示怎么進(jìn)行郵件合并，排版的咚咚我就不贅述了。
圖六郵件合并功能非常強(qiáng)大,"插入Word域"的功能可以先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理(邏輯算術(shù)運(yùn)算格式化等)然后插入，比如要打印英語(yǔ)證書(shū)，可以設(shè)置分?jǐn)?shù)小于60打印"不及格",60和80之間打印"及格",80以上打印"優(yōu)秀"。用戶可以根據(jù)需求進(jìn)一步探索和應(yīng)用這些功能。
2007
圖1鑒于使用Microsoft Office 2007的用戶也不少，下面將介紹在2007版中郵件合并操作方法。
1、打開(kāi)word模板，依然是錄取通知書(shū)，找到郵件選項(xiàng)卡，按圖一所示方法打開(kāi)郵件合并向?qū)А?/p>
2、如圖二所示，選擇當(dāng)前文檔格式為信函（根據(jù)實(shí)際需要選擇），點(diǎn)擊下一步，如圖三所示，選擇“使用當(dāng)前模板”，點(diǎn)擊下一步，如圖四所示，選擇第一項(xiàng)“使用現(xiàn)有列表”，再點(diǎn)擊下面的“瀏覽”選取對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)源（我在操作的時(shí)候，數(shù)據(jù)源選取excel2007的文件，Word提示“無(wú)法打開(kāi)數(shù)據(jù)源”，可能是由于Excel 2007文件格式不兼容。如果用戶出現(xiàn)這種情況，建議將Excel 2007文件轉(zhuǎn)換為Excel 2003格式后再打開(kāi)）。
圖53、點(diǎn)擊打開(kāi)數(shù)據(jù)源后，彈出圖五所示對(duì)話框，點(diǎn)擊選項(xiàng)，勾選表格、視圖、系統(tǒng)表、同義詞，點(diǎn)確定，彈出圖6所示對(duì)話框，點(diǎn)擊確定，完成數(shù)據(jù)源的選擇。
4、插入域
將光標(biāo)放在“同學(xué)”前面，點(diǎn)擊“插入合并域”下拉菜單（圖一中紅色矩形框），選擇“姓名”，完成這個(gè)域的插入，按同樣方法繼續(xù)插入其他域，完成這個(gè)步驟。
5.開(kāi)始郵件合并，點(diǎn)擊“完成并合并”按鈕（圖一中紅色矩形框），選擇“編輯單個(gè)文檔”，若可以直接打印，則選擇“打印文檔”，與2003版的操作類(lèi)似。
2010
下面以在Word 2010中使用“郵件合并向?qū)А眲?chuàng)建郵件合并信函為例，操作步驟如下所述：
第1步，打開(kāi)Word2010文檔窗口，切換到“郵件”分組。在“開(kāi)始郵件合并”分組中單擊“開(kāi)始郵件合并”按鈕，并在打開(kāi)的菜單中選擇“郵件合并分步向?qū)А泵睢?/p>
第2步，打開(kāi)“郵件合并”任務(wù)窗格，在“選擇文檔類(lèi)型”向?qū)ы?yè)選中“信函”單選框，并單擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”超鏈接。
第3步，在打開(kāi)的“選擇開(kāi)始文檔”向?qū)ы?yè)中，選中“使用當(dāng)前文檔”單選框，并單擊“下一步：選取收件人”超鏈接。
第4步，打開(kāi)“選擇收件人”向?qū)ы?yè)，選中“從Outlook聯(lián)系人中選擇”單選框，并單擊“選擇‘聯(lián)系人’文件夾”超鏈接。
第5步，在打開(kāi)的“選擇配置文件”對(duì)話框中選擇事先保存的Outlook配置文件，然后單擊“確定”按鈕。
第6步，打開(kāi)“選擇聯(lián)系人”對(duì)話框，選中要導(dǎo)入的聯(lián)系人文件夾，單擊“確定”按鈕。
第7步，在打開(kāi)的“郵件合并收件人”對(duì)話框中，可以根據(jù)需要取消選中聯(lián)系人。如果需要合并所有收件人，直接單擊“確定”按鈕。
第8步，返回Word 2010文檔窗口，在“郵件合并”任務(wù)窗格“選擇收件人”向?qū)ы?yè)中單擊“下一步：撰寫(xiě)信函”超鏈接。
第9步，打開(kāi)“撰寫(xiě)信函”向?qū)ы?yè)，將插入點(diǎn)光標(biāo)定位到Word2010文檔頂部，然后根據(jù)需要單擊“地址塊”、“問(wèn)候語(yǔ)”等超鏈接，并根據(jù)需要撰寫(xiě)信函內(nèi)容。撰寫(xiě)完成后單擊“下一步：預(yù)覽信函”超鏈接。
第10步，在打開(kāi)的“預(yù)覽信函”向?qū)ы?yè)可以查看信函內(nèi)容，單擊上一個(gè)或下一個(gè)按鈕可以預(yù)覽其他聯(lián)系人的信函。確認(rèn)沒(méi)有錯(cuò)誤后單擊“下一步：完成合并”超鏈接。
第11步，打開(kāi)“完成合并”向?qū)ы?yè)，用戶既可以單擊“打印”超鏈接開(kāi)始批量打印信函，也可以單擊“編輯單個(gè)信函”超鏈接針對(duì)個(gè)別信函進(jìn)行再編輯。
參考資料 >
郵件合并.郵件合并.2021-07-23