首席行政官（Chief Administrative Officer，簡(jiǎn)稱CAO），亦稱行政總監(jiān)，其是在一個(gè)企業(yè)中負(fù)責(zé)日常事務(wù)的最高行政官員，也是企業(yè)里的行政部門(mén)長(zhǎng)官，其職位的重要性相當(dāng)于副總經(jīng)理。
首席行政官在公司中需要處理企業(yè)日常事務(wù)，內(nèi)部和外部的各種人際關(guān)系，并通過(guò)計(jì)劃、組織、控制與領(lǐng)導(dǎo)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)行政事務(wù)的管理與監(jiān)控。由于工作接觸面廣，對(duì)首席行政官的知識(shí)面、領(lǐng)導(dǎo)力以及各方面的素質(zhì)都有著非常高的要求。
首席行政官具體職責(zé)是組織并制定人事管理和辦公、行政管理的有關(guān)規(guī)章制度，并對(duì)工作人員執(zhí)行規(guī)章制度的情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。同時(shí)要根據(jù)企業(yè)階段性目標(biāo)和年度計(jì)劃，制定所屬部門(mén)的目標(biāo)、計(jì)劃和措施，保證企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)正常進(jìn)行；依據(jù)企業(yè)有關(guān)人力資源開(kāi)發(fā)與管理的總體要求，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和組織人力資源管理的制度設(shè)計(jì)、人員管理、薪酬、培訓(xùn)計(jì)劃及落實(shí)、考核等，使企業(yè)達(dá)到對(duì)內(nèi)具有凝聚力、對(duì)外具有競(jìng)爭(zhēng)力的目標(biāo)；負(fù)責(zé)企業(yè)行政組織的設(shè)計(jì)與健全、行政規(guī)章制度管理、部門(mén)溝通、日常事務(wù)管理、企業(yè)文化管理、會(huì)議管理、人事行政管理、物質(zhì)財(cái)產(chǎn)管理、安全管理、消防管理等諸多事務(wù)，此外，還需經(jīng)常參與高層管理活動(dòng)及重大事務(wù)。
職責(zé)
簡(jiǎn)介
現(xiàn)代企業(yè)的規(guī)模日趨龐大，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)事務(wù)及人員關(guān)系十分復(fù)雜。作為企業(yè)的首席行政官，其工作重心就是處理企業(yè)的各種事務(wù)與人員關(guān)系，其工作量之大，工作職責(zé)之復(fù)雜，不是一般行政人員所能勝任的。首席行政官必須是一位多面手，即負(fù)完整個(gè)企業(yè)的各項(xiàng)行政事務(wù)；同時(shí)他也必須是一位專家。即對(duì)企業(yè)的行政管理曲各方面部十分精通，并且還應(yīng)具有豐富的行政管理經(jīng)驗(yàn)。因此，行政總監(jiān)必須具備綜合的個(gè)人素質(zhì)、良好的管理與協(xié)調(diào)能力及出色的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、才能承擔(dān)起巨大的工作職責(zé)，行使其作為企業(yè)高層管理者的職權(quán)。首席行政官是企業(yè)行政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者。企業(yè)的行政組織是企業(yè)權(quán)利格局的現(xiàn)實(shí)體現(xiàn)和載體。只有有了健全的組織結(jié)構(gòu)，才能發(fā)揮相應(yīng)的職能；只有發(fā)揮了相應(yīng)的職能，才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政管理的目的，才能構(gòu)成現(xiàn)代企業(yè)行政務(wù)的完整體系。企業(yè)行政管理的職能概括起來(lái)說(shuō)就是參謀建議，組織實(shí)施，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，檢查監(jiān)督。它們是與企業(yè)活動(dòng)的過(guò)程有著密切聯(lián)系的。企業(yè)的整個(gè)活動(dòng)是由企業(yè)的內(nèi)部條件、外部環(huán)境、信息和市場(chǎng)需求而開(kāi)始，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)決策，確定出目標(biāo)和方案，由各部門(mén)的人員去執(zhí)行此方案，最后通過(guò)各種管理手段去實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)。
首席行政官作為企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)者，應(yīng)深入研究各種行政組織的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，協(xié)助總經(jīng)理設(shè)計(jì)出符合本企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，并負(fù)責(zé)監(jiān)控其正常的運(yùn)行，同時(shí)隨著企業(yè)的發(fā)展與人員的變化，還必須進(jìn)一步健全企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。
其具體職責(zé)有：組織并制定人事管理和辦公、行政管理的有關(guān)規(guī)章制度，并對(duì)工作人員執(zhí)行規(guī)章制度的情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。同時(shí)要根據(jù)企業(yè)階段性目標(biāo)和年度計(jì)劃，制定所屬部門(mén)的目標(biāo)、計(jì)劃和措施，保證企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)正常進(jìn)行。還要依據(jù)企業(yè)有關(guān)人力資源開(kāi)發(fā)與管理的總體要求，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和組織人力資源管理的制度設(shè)計(jì)、人員管理、薪酬、培訓(xùn)計(jì)劃及落實(shí)、考核等，使企業(yè)達(dá)到對(duì)內(nèi)具有凝聚力、對(duì)外具有競(jìng)爭(zhēng)力的目標(biāo)。負(fù)責(zé)企業(yè)行政組織的設(shè)計(jì)與健全、行政規(guī)章制度管理、部門(mén)溝通、日常事務(wù)管理、企業(yè)文化管理、會(huì)議管理、人事行政管理、物質(zhì)財(cái)產(chǎn)管理、安全管理、消防管理等諸多事務(wù)，此外，還需經(jīng)常參與高層管理活動(dòng)及重大事務(wù)。
業(yè)務(wù)職責(zé)
首席行政官的工作業(yè)務(wù)職責(zé)一般有：
1.參與制訂公司年度總預(yù)算和季度預(yù)算調(diào)整，匯總、審核下級(jí)部門(mén)上報(bào)的月度預(yù)算并參加公司月度預(yù)算分析與平衡會(huì)議。
2.負(fù)責(zé)公司行政方面重要會(huì)議、重大活動(dòng)的組織籌備工作。
3.領(lǐng)導(dǎo)公司的后勤服務(wù)工作，創(chuàng)造和保持良好的工作環(huán)境。
4.定期組織做好辦公職能檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，同時(shí)督促做好糾正和預(yù)防措施工作。
5.負(fù)責(zé)定期召集員工建議審議委員會(huì)成員對(duì)合理化建議進(jìn)行評(píng)審。
6、接待公司重要來(lái)訪客人，處理行政方面的重要函件。
7.領(lǐng)導(dǎo)公司的防火安全、保衛(wèi)工作并定期組織檢查，保證公司安全。
8.組織公司有關(guān)法律事務(wù)的處理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督檢查公司保密工作的執(zhí)行情況。
9.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司系統(tǒng)間的合作關(guān)系，先期調(diào)解工作中發(fā)生的問(wèn)題。
10.負(fù)責(zé)公司管理模式執(zhí)行情況的檢查工作，匯總各部門(mén)的反饋意見(jiàn)，整理分析后向總經(jīng)理匯報(bào)。
11.掌握行政系統(tǒng)工作情況和公司行政管理工作的運(yùn)作情況，適時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。
12.代表公司與外界有關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)并保持良好合作關(guān)系。
管理職責(zé)
首席行政官的工作管理職責(zé)一般有：
1.組織建設(shè)：參與討論公司部門(mén)級(jí)以上組織結(jié)構(gòu)；確定下級(jí)部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)；當(dāng)發(fā)現(xiàn)下級(jí)部門(mén)的崗位設(shè)置或崗位分工不合理時(shí)，要及時(shí)指出問(wèn)題，作出調(diào)整，并通知人力資源部。
2.招聘及任免：A.用人需求。提出直接下級(jí)崗位的用人需求，并編寫(xiě)該崗位的崗位職責(zé)和任職資格，提交給總經(jīng)理確認(rèn)；確認(rèn)直接下級(jí)提交的用人需求（含崗位職責(zé)和任職資格），并提交總經(jīng)理確認(rèn)。B.面試。進(jìn)行直接下級(jí)崗位的初試；進(jìn)行直接下級(jí)的直接下級(jí)崗位復(fù)試，并做最后確定；組織參與面試的人員。C.不合格員工處理。提出對(duì)不合格直接下級(jí)的處理建議，提交總經(jīng)理確認(rèn)；確認(rèn)直接下級(jí)提出的對(duì)不合格員工的處理建議，提交給人力資源部。
3.培訓(xùn)：提出對(duì)直接下級(jí)的培訓(xùn)計(jì)劃，提交總經(jīng)理確認(rèn)；確認(rèn)直接下級(jí)提出的培訓(xùn)計(jì)劃，提交人力資源部。
4.績(jī)效考評(píng)：提出直接下級(jí)的績(jī)效考評(píng)原則，提交總經(jīng)理確認(rèn)；根據(jù)總經(jīng)理確認(rèn)的績(jī)效考評(píng)原則，與人力資源部經(jīng)理商討并確定績(jī)效考評(píng)方法；對(duì)直接下級(jí)進(jìn)行考評(píng)，并進(jìn)行考評(píng)溝通。將考評(píng)結(jié)果提交人力資源部。
5.工作溝通：匯總工作報(bào)告，并與總經(jīng)理進(jìn)行信息溝通，同時(shí)將這些信息傳遞到直接下級(jí)；負(fù)責(zé)將公司的政策、原則、策略等信息，快速、清晰、準(zhǔn)確地傳達(dá)給直接下級(jí)；確定書(shū)面的交互式的工作通報(bào)制度，與直接下屬進(jìn)行溝通。
6.激勵(lì)：提議下級(jí)部門(mén)和直接下級(jí)的激勵(lì)原則，提交總經(jīng)理確認(rèn)；根據(jù)總經(jīng)理確認(rèn)的激勵(lì)原則，與人力資源部經(jīng)理商討并確定激勵(lì)方法。
7.經(jīng)費(fèi)審核與控制：依據(jù)財(cái)務(wù)制度審批下級(jí)部門(mén)的各項(xiàng)花費(fèi)，并確認(rèn)支出的合理性；監(jiān)督并控制下級(jí)部門(mén)的費(fèi)用支出，并向總經(jīng)理進(jìn)行費(fèi)用月報(bào)。
8.工作報(bào)告：定期將自己的各項(xiàng)工作及下級(jí)部門(mén)工作以書(shū)面的形式向總經(jīng)理報(bào)告。
9.表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)能力：指導(dǎo)、鼓勵(lì)、鞭策下級(jí)，使下級(jí)能努力工作；有辦法提升下級(jí)的工作效果和工作效率；能為下級(jí)描繪公司的戰(zhàn)略意圖和遠(yuǎn)大空調(diào)有限公司前景。
素質(zhì)與能力
個(gè)人素質(zhì)
在企業(yè)的高層管理者中，沒(méi)有任何職位像首席行政官那樣需要面對(duì)大量的事務(wù)，處理企業(yè)內(nèi)部的、外部的各種人際關(guān)系。企業(yè)中最難做的工作應(yīng)該是做對(duì)人的工作。這種工作對(duì)管理者的要求極高．即必須具備綜合的個(gè)人素質(zhì)，以自己全面的、綜合的個(gè)人素質(zhì)去影響企業(yè) 的各級(jí)人員，在企業(yè)中樹(shù)立起個(gè)人權(quán)威。首席行政官綜合的個(gè)人素質(zhì)一般包括：合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)、健全的心理素質(zhì)與高尚的職業(yè)道德。
合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)
行政工作綜合性強(qiáng)，接觸面廣，這就要求首席行政官盡可能具備相當(dāng)廣博股份的知識(shí)與合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)。一個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)，就是其知識(shí)層次的構(gòu)成情況。首席行政官知識(shí)結(jié)構(gòu)，是根據(jù)行政工作性質(zhì)需要，以與行政工作關(guān)系密切的知識(shí)作為核心，再選擇相關(guān)聯(lián)的知識(shí)作為外圍、邊緣知識(shí)層，形成一個(gè)寶塔型結(jié)構(gòu)。這樣，在工作中就可以合理利用知識(shí)，不易造成“書(shū)到用時(shí)方恨少”的局面。同時(shí)還要掌握一些新理念新知識(shí)以適應(yīng)行政工作環(huán)境的發(fā)展變化。此外．隨著環(huán)境的發(fā)展，自己這個(gè)知識(shí)體系也需要進(jìn)行不斷地調(diào)節(jié)、更新、充實(shí)，以適應(yīng)環(huán)境的發(fā)展。首席行政官合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)一般包括：基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、新知識(shí)。
健全的心理素質(zhì)
心理素質(zhì)主要包括氣質(zhì)、性格、意志等方面。氣質(zhì)是先天性的，分為膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)和抑郁質(zhì)四類，而性格與意志的形成有賴于后天的培養(yǎng)。作為首席行政官每大必須處理不同的事務(wù)，協(xié)向各種不同層次的員工關(guān)系，其工作壓力十分大，由此首席行政官必須具備健全的心理素質(zhì)，才能化解壓力，調(diào)整心態(tài)，以更好地工作。首席行政官健全的心理素質(zhì)應(yīng)包括：堅(jiān)強(qiáng)的意志、過(guò)人的忍耐力、寬宏豁達(dá)的氣度、熱情開(kāi)朗的性格、廣泛的興趣愛(ài)好與穩(wěn)定和樂(lè)觀情緒等。
高尚的職業(yè)道德
在現(xiàn)今社會(huì)．職業(yè)道德不應(yīng)只成為一個(gè)概念，一句口號(hào)，它必須深入包括首席行政官在內(nèi)的每個(gè)高級(jí)管理人員的心中，即把職業(yè)道德看成是自己的生命，看成是綜合的個(gè)人素質(zhì)一個(gè)重要的組成部分。首席行政官高尚的職業(yè)道德一般包括富有責(zé)仟感，以身作則，公正廉潔，求實(shí)、守信與守法。
管理協(xié)調(diào)能力
首席行政官的工作既全面又瑣碎，工作對(duì)象又千變?nèi)f化，沒(méi)有固定的方式方法、而其上作的中心又是管理和協(xié)調(diào)各種人員、事務(wù)以及人員與事務(wù)的配合。由此良好的管理與協(xié)調(diào)能力便是首席行政官開(kāi)展工作的基本能力。
良好的管理能力
管理能力就是引導(dǎo)企業(yè)員工實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的能力，首席行政官的管理主要包分析判斷能力、組織能力、適應(yīng)能力、應(yīng)變能力、直覺(jué)能力以及認(rèn)識(shí)自我的能力。
良好的協(xié)調(diào)能力
協(xié)調(diào)是行政工作的重要內(nèi)容之一。首席行政官必須具備良好的協(xié)調(diào)能力，要善于處理人際關(guān)系，善于發(fā)現(xiàn)上層與下層之間、部門(mén)與部門(mén)之間的不平衡，善于發(fā)現(xiàn)干部之間、領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾，反時(shí)加以溝通、協(xié)調(diào)，起到輔助管理的作用。首席行政官的協(xié)調(diào)能力主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
能以良好的心態(tài)，講求方法和藝術(shù)，融洽人際間的情感，達(dá)到
統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，調(diào)動(dòng)積極性的目的。善于運(yùn)用相關(guān)的政策、規(guī)定和制度進(jìn)行協(xié)調(diào)。
善于把握全局，從全局出發(fā)分析處理問(wèn)題，又安為局部著想，兩者有機(jī)地結(jié)合在一起。
善于溝通信息，使矛盾各方彼此了解情況，消除誤會(huì)。
善于處理好與各方面的關(guān)系．尊重對(duì)方，做到“人人為我，我為人人”。
具體說(shuō)來(lái)就是要具備良好的表達(dá)能力、交際能力、溝通能力、調(diào)解能力和公關(guān)能力。
領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)
一般領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)
作為一個(gè)首席行政官不可能，也沒(méi)有必要親自處理各種行政事務(wù)，他應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)下屬完成行政管理的職能，通過(guò)授權(quán)、激勵(lì)、表?yè)P(yáng)、批評(píng)、語(yǔ)言藝術(shù)、運(yùn)用時(shí)間利開(kāi)會(huì)等領(lǐng)導(dǎo)技巧或手段來(lái)引導(dǎo)下屬完成其職責(zé)。
首席行政官的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)是企業(yè)行政總監(jiān)在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中創(chuàng)造性地運(yùn)用科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)理論、方法、方式而形成的技能、技巧，具有經(jīng)驗(yàn)件、創(chuàng)造性、隨機(jī)性和多變性的特點(diǎn)，企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)貫穿丁整個(gè)企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)過(guò)程和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的各方面，具有豐富的內(nèi)容和多種形式。
崗位領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)
公司的首席行政官并非最高領(lǐng)導(dǎo)，需要兼顧總裁的行政意志、基層領(lǐng)導(dǎo)的威信、公司文化等多方面因素。因此，需要在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的時(shí)候把握好分寸。
行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)
不同行業(yè)需要不同教育水平、工作習(xí)慣、心理素質(zhì)、個(gè)人品格等不同的員工。建筑行業(yè)、醫(yī)藥行業(yè)、IT行業(yè)等等，員工整體上的區(qū)別很大。需要不同的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。這需要相關(guān)研究人員分類進(jìn)行整理
參考資料 >
公司各種“官”，你都了解嗎?.湖南科技學(xué)院就業(yè)網(wǎng).2024-04-02