質量記錄是企業在質量管理活動中產生的相關記錄，用于證明質量體系的有效運行以及產品質量的合規性和有效性。它是獲取必要產品質量和實施質量體系各個要素的客觀證據。ISO標準規定了質量記錄的標識、收集、編目、歸檔、存儲、管理和處理程序。質量記錄的特點包括可操作性、可檢查性、可追溯性、可見證性和系統性。其作用在于提供產品質量、過程和質量管理體系符合要求的證據，支持質量活動的評估和改進。
特點
可操作性：作為指導操作使用的文件，明確、具體、實用。
可檢查性：反映了操作者的實際操作活動，具備量化和特征化特點，能夠被檢查和評價。
可追溯性：當需要追查原因時，可通過質量記錄查明情況，以便針對性地采取預防和糾正措施。
可見證性：為企業內部或外部質量體系審核提供證據，證實是否實施了規定的質量體系要求及其程度。此外，質量記錄還能反映對不合格采取的糾正措施。
系統性：記錄了整個質量活動的過程，具有連續性，為管理者分析質量問題、質量發展趨勢提供依據，同時也是質量成本分析、統計技術運用的基礎。
作用
質量記錄提供了產品、過程和質量管理體系符合要求及有效性運作的證據，具有可追溯性、證據并據此采取糾正和預防措施的作用。具體作用包括：
提供質量活動及結果的客觀證據。
正確有效地控制和評價產品質量的客觀證據。
評價質量體系有效性的客觀證據。
采取預防和糾正措施的重要依據。
評價和驗證質量活動的信息來源。
支持質量手冊及質量體系程序文件。
控制內容
質量記錄的控制內容涵蓋標識、儲存、保護、檢索、保存期限和處置等方面。
類型
質量記錄
又稱管理記錄，是記錄工作的組成部分。記錄控制包括技術記錄和質量記錄。常見的質量記錄類型包括：
產品規范。
主要設備的圖紙。
原材料構成說明書。
原材料實驗報告。
產品制造各階段的檢驗和實驗報告。
產品允許偏差和獲得認可的詳細記錄。
不合格材料及其處理的記錄。
委托安裝和保修期內服務的記錄。
產品質量投訴和采取糾正措施的記錄。
來自內部審核和管理評審的報告及糾正措施的記錄。
運行記錄
這些記錄證實了質量體系的正常運作，包括標準操作程序的有效運行。具體的運行記錄包括：
質量審核報告和管理評審記錄。
對供方及其定額的認可記錄。
過程控制和糾正措施記錄。
試驗設備和儀器的標識記錄。
人員資格和培訓方面的記錄。
填寫要求
1. 質量記錄填寫應清楚，字跡清晰，禁止使用鉛筆書寫，不得隨意更改。若出現筆誤需更改，當事人應在更改處劃一橫線并更正及簽名認可或備注欄中簽名認可。
2. 填寫內容應真實、完整。
3. 記錄完成后，責任人應簽名，簽名時須填寫全名。
4. 所有須填的欄目均應填寫，不適用的欄目應加劃斜線。
貯存要求
1. 質量記錄的貯存環境應確保可靠、安全，防止損壞、變質或丟失。
2. 質量記錄未經批準不得復印、銷毀。產品檢驗、實驗的質量記錄復印須加蓋受控文件專用章，并由文控中心登記；其他部門質量記錄復印由本部門在質量記錄原件上注明分發份數和抄送部門。
3. 各部門歸檔管理的質量記錄應按月或在質量活動結束后收集分類、按編號順序裝訂成冊。
4. 借閱質量記錄須相關部門負責人同意后方可借閱，并按期歸還。
歸檔要求
1. 由品管部保管的質量記錄，在各質量活動結束前交到品管部時按受控文件進行控制，在質量活動結束后交品管部存檔。
2. 由各部門歸檔管理的質量記錄，由各部門收集保管。
銷毀
1. 質量記錄超過保存期時，由各科室填寫《記錄銷毀申請》，經管理者代表審核、中心領導批準后，由各科室在質管科監督下進行銷毀。
2. 如有特殊原因需保留超過保存期的質量記錄，應整理成為質量檔案保存。
存在問題
盡管許多企業已通過質量認證，且體系運行相對成熟，但仍存在問題。一些企業未充分認識到科學程序的重要性，依賴經驗行事，對記錄持有抵觸情緒，認為其限制了自己的行動自由，因此關注減少，態度放松。這些問題在企業通過認證后尤為突出，具體表現如下：
1. 對質量記錄的認識不足，導致在體系建立過程中對記錄的要求不明確，在具體操作中對重要過程的記錄不全或無記錄，過程結束后缺乏有效的整理和監督。
2. 記錄的填寫方式不規范，體現在記錄表格設計上的缺失項，如實驗參數、實驗項目的不完整性；填寫方法上數值類項目如重量、尺寸、參數等按符合性項目處理，在記錄表格上甚至打√或打×，這種做法易導致項目混淆，不利于后續統計分析，降低過程可追溯性；有些記錄對事件過程表述模糊，甚至相互矛盾，使讀者難以理解。
注意事項
質量記錄填寫應注意以下幾點：
1. 報表填寫必須完整，盡可能詳細（可按照“6W2H”的表述方式進行描述），對所列示的所有內容均要填寫清楚，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名；
2. 記錄要求準確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂涂亂畫，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度，不清晰者要進行重填；
3. 記錄不得隨便進行更改，需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上正確的內容，同時在旁邊進行簽名，并寫上日期。值得注意的是：
如是數字錯誤，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉，如：將9002該為9001時，應為9002而不是9002。
簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理、某先生、某小姐等。
填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。
4. 不準使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名；
5. 記錄報表的日期和流水號要寫全，便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日，如2004年2月1日；流水號的填制必須按固定的編號規則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2004年2月的第15份報表的流水號為04/02/015。
參考資料 >
記錄填寫要求.百度文庫.2024-11-02
質量記錄，這樣做!.澎湃新聞.2024-11-02
質量記錄一覽表.百度文庫.2024-11-02