備用金（petty 現金），國際上也稱暫定金額，是企業、機關、事業單位或其他經濟組織等撥付給非獨立核算的內部單位或工作人員備作差旅費、零星采購、零星開支、突發情況等用的款項，具有靈活性強、審批流程簡便等特點。
企業應專設適當的備用金數額，以應對可能出現的各種情況。工作人員領取備用金時嚴格遵循申領、報銷、保管流程進行，后由財務部門進行核算與審查工作，實際操作可能因公司情況而有所不同。
企業備用金一般由專人專管，有其特定的使用范圍。企業應嚴格按照規定用途使用備用金，不得轉借或挪用。需領用應預支，多退少補，已領未結清不能再領，登記核銷及時進行。備用金是流動資產的重要組成部分，是企業財務管理的一項重要內容，備用金管理是否科學、有效，關系到企業資金的安全和效益等問題。
基本信息
概念
“備用金”是資產類賬戶，是企業或組織為滿足內部經常使用現金的一些單位或職工的日常零星開支需要，或者應對突發事件或意外情況而事先儲備的一筆資金。作為企業內部小額開支的現金備用款項，如用于員工茶點、郵票的款項，以及給辦公室清潔工的錢、計程車費等。備用金偶爾也會包含一些小額的現金收款或應對意外事件，比如訪客支付的電話費，應急維修費等。
主要分類
定額備用金
定額備用金制是指企業按固定額度持有備用金。實行這種制度下，會計部門根據實際情況核定，撥出一筆固定數額的現金，規定使用范圍，并對其進行專門的管理的流動資金管理制度。支用后按規定手續報銷，補足原定額。實行定額備用金制度的單位，備用金領用部門支用備用金后，應根據各種費用憑證編制費用明細表，定期向財會部門報銷，領回所支用的備用金。支付的備用金會定期得到補充，使得企業的備用金保持在特定的金額。為了簡化日常小額支出的支付流程，并確保費用支出的控制和管理，可以考慮建立定額備用金制度。
首先，會計部門需要研究并確定一個合適的備用金數額，該數額應能夠滿足使用部門或使用人員兩三周內的小額支付需求。確定后，會計部門將該數額撥出作為備用金。在實際支付時，經管人員需要保存所有與支付相關的收據和會計憑證。這些憑證將在規定日期或備用金不足時集中上報給會計部門，并補足備用金的規定金額。會計部門在審核憑證無誤后，根據已支付備用金憑證的總額，簽發一張支票來補足備用金。同時，會計部門還需記錄和登記有關定額備用金制度的相關信息。
非定額備用金
非定額管理是指企業內部部門根據實際需要向財會部門逐項領取資金的管理方式。在企業日常經濟活動中，相關部門或職工個人根據需要預支款項進行支出，并逐項報銷和核算。在報銷過程中，可以憑相關支出憑證向財會部門申請報銷，并將其作為備用金進行處理，直到使用完畢為止。如果需要補充備用金，還需另行辦理撥款和領款手續。對用于收購農副產品的備用金，在集中收購旺季時一般采用非定額管理的辦法，在淡季零星收購時則采用定額管理的辦法，實行交貨補款。這種管理方式能夠靈活適應不同部門和業務的資金需求，提高資金使用效率和監管控制。
共同點：通過建立備用金制度，可以實現對頻繁發生的零散小額支出的控制管理。這樣做既能確保現金支出的有效管理和保管，又能避免繁瑣的審批程序，減少記賬工作量。
區別：定額備用金一經核定不得隨意增減，在規定日期或備用金不足時集中上報，會計部門在審核憑證無誤后補足；非定額備用金指根據實際需要向財會部門借款，憑各種支付憑證逐項報銷和核算，多退少補。
總而言之，無論實行哪種管理辦法，都要建立健全備用金的領用、保管和報銷等手續制度，并指定專人負責經管備用金。經管人員發生變動時，必須辦理交接手續，以明確經濟責任。
主要特征
1.低風險：企業專設備用金，專人負責管理，并且必須按照規定的用途使用，不得轉借給他人或挪作他用，具有較高的資金穩定性。
2.流動性：對于預支備作差旅費、零星采購等用途的備用金，一般會根據估計的需用數額領取，支用后需要進行一次報銷，如果有多退少補的情況也要進行調整。在前一筆賬未清的情況下，不得繼續預支。保證足夠的流動性，以便在緊急情況下能夠及時取出使用。
3.透明性：備用金需要有完整的管理制度，包括資金申領、使用、報銷、審批等流程規定，確保備用金的使用合法透明。
使用流程
申領使用
備用金實行限額管理，備用金限額根據單位日常業務7日內零星開支所需要的現金量核定。下列經濟業務事項，可以使用備用金。
備用金的使用必須經過部門負責人的簽字批準，部門負責人也是備用金借款的主要責任人。實行備用金制度有助于各部門工作人員積極靈活地開展業務，提高工作效率。但備用金必須做到專款專用，不得挪用、轉借他人或用于其他用途。一經發現，將采取嚴肅處理措施。
報銷流程
當員工因公需要出差并攜帶現金時，需要按照規定填寫借據，并經單位主管財務領導審批后從備用金中借取。當員工出差返回后，應當在 5 個工作日內及時進行費用報賬，并不能長期拖欠未報賬的情況。如果由于單據不全或其他原因無法及時報賬，員工應先將余款交回給報賬員，等待手續完備后立即進行報賬。
報賬員憑用款人提供的合法原始憑證支付備用金，并履行以下程序：
用款人在支出發票背面簽字（涉及實物保管的，必須同時有簽收人）——單位財務負責人(或委托人) 簽批——報賬員審核原始憑證的真實性、完整性——報賬員支付現金——報賬員應對現金支付的情況進行序時登記，做到日清月結、賬款相符
核算流程
“備用金”是資產類賬戶，用以核算企業內部周轉使用的備用金。企業撥付內部職能部門或個人備用金時，記入借方；企業報銷和收回備用金時，記入貸方；期末余額在借方，表示企業備用金的結存額。
商品流通企業單獨設置“備用金”科目的財務部門，根據核定的定額撥付有關部門備用金，除了增加或減少撥入的備用金數額外，使用或報銷有關備用金支出時不再通過“備用金”科目核算。有關部門發生備用金支出后，憑付出現金取得的原始憑證或原始憑證匯總表向財務部門報賬，經財務部門審核無誤后，補足其原有備用金的數額。
管理
備用金管理是企業資金管理的一項重要內容。預支備作差旅費、零星采購等用的備用金，一般按估計需用數額領取，支用后一次報銷，多退少補。對于零星開支用的備用金，可實行定額備用金制度，即由指定的備用金負責人按照規定的數額領取，支用后按規定手續報銷，補足原定額。
各預算單位領取的備用金應按現金管理條例進行管理，單位所發生的經濟往來，除規定的范圍可使用現金外，其他應通過銀行進行轉賬結算。備用金管理包括借支管理和保管管理。
借支管理
企業備用金借支管理是資金管理的重要環節，為提高資金使用效率，需要遵循以下原則：
1.各部門需按照規定填寫備用金借款單，詳細記錄借支事由、金額、借款人等信息，確保借支的合理性和透明度。
2.各部門零星備用金一般不得超過預設的限額，若有特殊需求，應由企業部門經理進行審批，確保每一筆借支都經過合理的審核程序。
3.各部門零星備用金借支應將取得的正式發票定期送到財務部門備用金管理人員(出納員)手中。同時，需要及時進行借支款的沖轉或補充備用金，確保借支款項的準確性和完整性。
由借款人填寫一式三聯借款單以及報銷單，會計部門借出款項并報銷、記賬。
保管制度
為確保備用金的安全，各單位應建完善的備用金保管制度，并采取相應措施加以保護。如果出現備用金短款或長款的情況，單位應及時查明原因，并如實向管財務領導匯報，經批準后按照相關規定進行處理，不得未經授權擅自處置。報賬員應定期與核算中心對賬，確保賬目準確無誤。各單位不得擅自從所取得的現金收入中提取補充備用金，坐收坐支。需要遵循以下注意事項：
1、備用金收支應設置“備用金”賬戶，并編制“收、支日報表”送經理。
2、備用金定期根據取得的發票編制備用金支出一覽表，及時反映備用金支出情況。
3、備用金賬戶應做到逐月結清。
4、出納人員應妥善保管各種與備用金相關的各種票據。
備用金的管理不論采用何種辦法，都應嚴格按照備用金的預借、使用和報銷的手續制度進行。
審查
備用金的審查一般由財務部門按期進行，特殊審查視經濟活動控制風險而定。控制風險較低或發生的交易事項很少，一般無需進行此項審查。但如果控制風險高，則需要進行備用金盤點和備用金交易審查，通常在期中突擊進行。審查內容主要包括以下內容：
應用舉例
A企業張林接陳永做采購員，因100 元以下不能使用支票，所以每名采購員持有 100 元現金的定額備用金。陳永調離采購員崗位交回現金 100元。張林新任采購員借定額備用金 100 元。
1.出納員收到陳永歸還的 100 元：
借：庫存現金 100
貸：其他應收款一一備用金一一陳永 100
2.張林借定額備用金 100 元：
借：其他應收款一一定額備用金一一張林 100
貸：現金 100
3.張林購人搶修水泵銅圈一個，單價58 元增值稅9.86 元，付現金67.86元。持發票及人庫單報銷：
借：原材料 58.00
應交稅費一增值稅進項稅額 9.86
貸：現金 67.86
注意事項
以“備用金”為幌子
騙子讓受害人在某支付軟件中搜索“備用金”，并引導受害人開啟功能。受害人從“備用金”中提取金額，使其誤以為是退款。支付寶中“備用金”并不是用來賠付款的，需要各部門為群眾做好防騙反詐知識，保護自己的財產安全。
參考資料 >