背景調查（又稱證明材料核查）是由獨立專業(yè)機構依托權威數據源，通過咨詢求職者的證明人、曾就職單位、教育機構等對象，以合法的途徑和方式對被調查人提交的個人背景信息進行核查比對并形成背景調查報告，以輔助委托調查人驗證其真?zhèn)危哂醒a充選拔過程中不足的資料和有助于證實或取得關于候選人資料的功能，是一種能直接證實候選人事實信息的有效方法。大多用于調查中層以上的管理人員或關鍵職位的人員。
背景調查的類型包括：向證明人核實、核實憑證以及核實是否需要培訓。調查的主要方式有：檔案查詢、電話調查、當面訪問、發(fā)調查發(fā)函和委托調查公司調查等。調查的內容主要包括學歷情況調查和經驗情況調查。背景調查的一般流程為：明確調查方向、確定調查的強度、確定調查內容、要求應聘者簽名同意、選擇調查方式并培訓調查員，核對材料及通過網絡調查等。背景調查的強度取決于招聘職位本身的職責水平。
背景調查可以幫助組織做出正確的錄用決策，但須合法正當地獲取、使用背景調查信息。公民權利受到法律保護，組織要注意背景調查的方式方法，切不可侵犯應聘者的隱私權等。
概念
定義
背景調查是由獨立專業(yè)機構依托權威數據源通過合法的途徑和方式對被調查人提交的個人背景信息進行核查比對并形成背景調查報告，以輔助委托調查人驗證其真?zhèn)巍Ｍㄟ^咨詢求職者的證明人、曾就職單位、教育機構等對象，核查候選人背景資料和證明材料的真實性和有效性。為了用人的安全起見，幾乎所有的雇主都會設法驗證應征者的背景資料，并向有關人員查詢。背景調查的強度取決于招聘職位本身的職責水平。背景調查大多用于調查中層以上的管理人員或關鍵職位的人員。
調查目的
背景調查的目的是獲得擬錄用人員全面的工作經歷、過往工作業(yè)績以及誠信程度等信息，核實應聘者所提供資料的真?zhèn)危M而預測應聘者在組織未來可能取得的工作業(yè)績。
調查類型
背景調查的調查類型包括：向證明人核實、核實憑證以及核實是否需要培訓。
向證明人核實
詢問熟悉應聘者工作情況的人員，重點關注其工作能力、性格與道德品質等信息，以判斷應聘者是否適合工作崗位。
核實憑證
核實最高學位、執(zhí)業(yè)資格證書及其他能力水平證書等，同時可進行更詳盡的調查，如犯罪記錄、征信信息等方面。
核實是否需要培訓
招聘人員了解應聘者的優(yōu)點和缺點有助于判斷是否需要培訓，從而降低時間成本，提高組織生產效率。最好的方式是咨詢應聘者在前工作單位的直屬領導。
調查方式
背景調查的主要方式有：檔案查詢、電話調查、當面訪問、發(fā)調查發(fā)函和委托調查公司調查等。
檔案查詢
中國擁有系統(tǒng)、嚴格的人事檔案管理制度，檔案中個人基本資料、教育與就業(yè)等情況的記錄比較準確，但查詢檔案審批程序復雜嚴格，有可能影響背景調查的效率。
電話調查
電話調查要先設計調查問卷，然后要培訓調查員，再確定被訪問者方便接受訪談的時間。在電話調查中，調查員要根據調查問卷的內容進行詢問，同時記錄下被訪者的回答。電話調查法具有簡便易行、省時價廉的優(yōu)點，是目前使用較多的方式之一。
當面訪問
人力資源部門訪問人員經培訓后，攜帶調查問卷去往各個調查點，按照調查要求對所選擇人員進行訪問，并記錄下被訪者的回答與反應。這種方式與被訪者有正面接觸，往往能得到有關應聘者道德品質等有價值的信息。其主要優(yōu)點是調查質量較高，調查回答率高；缺點是耗時較長，費用高，且需要對訪問員進行培訓。
發(fā)函調查
發(fā)函調查包括填寫調查問卷和證明人撰寫評論信兩種方式。人力資源部門的調查人員把調查問卷或懇請對應聘者給予評論的書面材料郵寄給證明人或推薦人，待其完成問卷作答或評論信后寄回組織的人力資源部門。總體來說，發(fā)函調查法系統(tǒng)性強，效率較高，缺點則是回復率較低。
委托調查公司調查
人力資源部門可選定一家調查公司，提出調查綱要和具體要求，雙方簽訂合同，調查公司在約定日期前交付調查信息。該方式的優(yōu)點是方便快捷，但是調查公司良莠不齊，目前規(guī)模大且運行良好的公司相對較少，且價格較高。此種方式成功的關鍵是選擇一家合適的調查公司。
調查內容
背景調查的內容主要包括學歷情況調查、經驗情況調查。
學歷情況調查
學歷情況調查可以通過畢業(yè)院校的校務處、檔案館、教務處進行查詢，也可以通過中國高等教育學生信息網進行查詢。
經驗情況調查
經驗情況調查主要通過應聘人提供的電話或電話系統(tǒng)查詢原工作單位人事部門電話，核實工作期限、任職部門、職位、工作表現、離職原因、有無違約等情況，也可以向原工作單位發(fā)《背景問詢函》。
招聘負責人須對背景調查的渠道（電話、聯(lián)系人等）、背景調查結果作如實記錄，并及時將調查結果反饋至用人部門。背景調查記錄隨面試意見表等一同存入員工在司檔案。
調查流程
背景調查的一般流程有以下內容：明確調查方向、確定調查的強度、確定調查內容、要求應聘者簽名同意、選擇調查方式并培訓調查員，核對材料及通過網絡調查等。
明確調查方向
明確員工背景調查指導方向：人力資源部門負責人應全程監(jiān)督員工背景調查工作，使調查保持客觀、公平、公正，避免就業(yè)歧視現象及違法違規(guī)行為的發(fā)生。
確定調查的強度
組織應根據自身規(guī)模、實力決定員工背景調查的強度：員工背景調查的強度取決于空缺職位承擔的職責，責任較大的崗位要進行準確、詳細的調查，尤其是招聘中高層管理人員及從事關鍵崗位工作的人員。
確定調查內容
通過工作分析確定調查內容：對于不同的工作崗位，要根據其不同的工作性質確定調查重點。員工背景調查的內容一般包括教育背景和薪資水平等，有些可以直接從互聯(lián)網上獲取，有些可以聯(lián)系應聘者原單位取得。對于特別重要的崗位，可以走訪應聘者原單位的人力資源部門。
要求應聘者簽名同意
調查前，組織應以書面的形式要求應聘者簽名同意對其進行員工背景調查，每人可提交3~5名證明人或推薦人及其聯(lián)系方式。書面聲明應當存檔。
選擇調查方式
選擇合適的調查方式：組織采用的調查方式越多樣，聯(lián)系的證明人越多，被蒙蔽的可能性就越小，出現誤判的概率就越小。在合理控制招聘成本的前提下，組織應至少選擇兩種調查方式。
培訓調查員
對調查員進行培訓：調查員的工作對于背景調查的成敗至關重要。調查員僅需詢問工作相關問題，盡可能使用公開的信息來客觀評價應聘者的工作情況和道德品質，并以書面形式記錄調查過程，最后把收集的所有材料整理歸檔。
核對材料
核對應聘者提交的材料與背景調查得到的信息是否一致，如有偏差，需要對相關內容進行核實。如果最后做出不錄用的決定，需要告知應聘者被拒絕的緣由。
通過網絡調查
網絡調查是重要的輔助工具：對于學歷、發(fā)表的文章及獲獎證明等，通過網絡調查均能獲得較為準確、可靠的信息。
作用
意義
背景調查是組織獲取應聘者真實信息的重要手段，許多組織重視對應聘者的背景調查，甚至不惜花費重金聘請專業(yè)中介機構調查。背景調查的意義有以下幾個方面：
參考資料 >