所謂的電話會(huì)議，通俗地說就是利用電話機(jī)作為工具，利用電話線作為載體來(lái)開會(huì)的新型會(huì)議模式。
與傳統(tǒng)會(huì)議相比較，具有會(huì)議安排迅速，沒有時(shí)間、地域限制，費(fèi)用低廉等特點(diǎn)。與傳統(tǒng)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)電話業(yè)務(wù)相比較，從功能上講，打破通話只能局限于2方的界限，可以滿足3方以上（根據(jù)不同提供商的產(chǎn)品，最高可實(shí)現(xiàn)300方同時(shí)通話）具有電話無(wú)法實(shí)現(xiàn)的溝通更加順暢，信息更加真實(shí)，范圍更加廣泛等特點(diǎn)。受到資費(fèi)的限制多數(shù)應(yīng)用于企業(yè)日常工作中。
為了實(shí)現(xiàn)溝通效率，避免信息失真，電話會(huì)議市場(chǎng)近年來(lái)迅速興起，在各種類型的企業(yè)中被廣泛使用。
概念介紹
為了實(shí)現(xiàn)溝通效率，避免信息失真，電話會(huì)議市場(chǎng)近些年來(lái)迅速興起，在各種類型的企業(yè)中被廣泛使用。
優(yōu)勢(shì)介紹
1、電話會(huì)議打破了傳統(tǒng)的集中式會(huì)議在空間上和時(shí)間上的局限性。
無(wú)論您或您的下屬是在辦公室、出差在外或在家中休息甚至是在國(guó)外，只要身邊有電話或者手機(jī)，即可召開或參加會(huì)議，無(wú)需再疲于奔波于總部與工作崗位之間，讓管理者真正實(shí)現(xiàn)了運(yùn)籌帷幄之中，決勝千里之外。
2、該系統(tǒng)在召開會(huì)議的時(shí)效性方面具有傳統(tǒng)會(huì)議無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。
特別是對(duì)于一些突發(fā)事情需要召開緊急會(huì)議時(shí)，運(yùn)用本系統(tǒng)就能及時(shí)地把有關(guān)人員召集起來(lái)，迅速作出正確的決策。
3、該系統(tǒng)具有錄音功能，保證了會(huì)議的準(zhǔn)確性和完整性。
系統(tǒng)特點(diǎn)
1、系統(tǒng)采用高質(zhì)量的語(yǔ)音電話會(huì)議資源卡，不論多少人同時(shí)參加會(huì)議，語(yǔ)音均自然清晰；
2、內(nèi)置回波抑制功能，在多人同時(shí)說話時(shí)消除回音，使與會(huì)人員接聽自然清晰；
3、采用獨(dú)特的信號(hào)音消除功能，即使在模擬電話線上任意一方會(huì)議掛機(jī)，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別拆線而不影響會(huì)議其他方的進(jìn)行；
4、采用獨(dú)特的雙音多頻信號(hào)消除功能，使參加會(huì)議任意一方的按鍵操作，不會(huì)被其它參加會(huì)議者聽到；
5、強(qiáng)大的會(huì)議能力，可同時(shí)進(jìn)行多個(gè)會(huì)議，每個(gè)會(huì)議同時(shí)能有多個(gè)全功能坐席參加；
6、超大的會(huì)議規(guī)模，會(huì)議之間可以進(jìn)行級(jí)連，組成更大規(guī)模的會(huì)議；
7、系統(tǒng)可以單獨(dú)使用，直接連接外線（包括模擬線或數(shù)字線）；
8、系統(tǒng)支持多種通信線路信令：模擬線、一號(hào)信令，ISDN PRI，七號(hào)信令等；
9、系統(tǒng)可以與交換機(jī)系統(tǒng)配合使用，直接融入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；
10、具有IVR 語(yǔ)音引導(dǎo)功能，可引導(dǎo)呼入用戶選擇進(jìn)入會(huì)議；
11、內(nèi)置會(huì)議錄音功能，可以對(duì)會(huì)議進(jìn)行實(shí)時(shí)錄音；
12、支持密談功能，適合呼叫中心等多種形式的應(yīng)用系統(tǒng)；
13、任一普通電話終端（固定電話或手機(jī)）均可參加會(huì)議，方便會(huì)議隨時(shí)隨地召開。
使用流程
召開電話會(huì)議：該系統(tǒng)一般可以提供以下幾種召開會(huì)議的方式，您可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)置：
（1）與會(huì)者自行撥入方式：每個(gè)會(huì)議參加者無(wú)論身在何處，只要撥打一個(gè)特定的電話碼，然后輸入會(huì)議密碼，即可加入會(huì)議。
（2）召集者撥出方式：由會(huì)議召集人逐個(gè)撥通與會(huì)者號(hào)碼，再經(jīng)會(huì)議召集人證實(shí)與會(huì)者身份后加入會(huì)議。
（3）混合方式：即用戶可選擇一部分與會(huì)者自行撥入，一部分與會(huì)者則由會(huì)議召集者逐個(gè)撥出召集。
（4）群呼方式：由系統(tǒng)自動(dòng)呼叫主持人和所有成員參加會(huì)議。
服務(wù)類別
功能
a) 支持呼入平臺(tái)和平臺(tái)外呼功能
b) 全國(guó)統(tǒng)一的接入號(hào)碼保證會(huì)議資費(fèi)不包含其它隱性收費(fèi)（長(zhǎng)途通話費(fèi)、漫游費(fèi)等）
c) 支持移動(dòng)和固話接入
d) 支持國(guó)際撥入
e) 可靠的安全保證
f) 清晰的通話質(zhì)量
管理控制
a) 便捷的會(huì)議室預(yù)定功能
b) 靈活的會(huì)議調(diào)整功能
c) 簡(jiǎn)潔的會(huì)場(chǎng)控制功能
d) 清晰準(zhǔn)確的資費(fèi)信息
e) 支持web控制方式
f) 支持wap和java手機(jī)客戶端
服務(wù)支持
a) 非專家使用過程一定會(huì)存在問題，擁有專業(yè)的服務(wù)支持能省去使用中的很大麻煩
b) 免費(fèi)的咨詢熱線，咨詢過程的費(fèi)用可以免去，同時(shí)體現(xiàn)出供應(yīng)商的自信
性能指標(biāo)
a). 噪音，自動(dòng)禁音功能
b). 參會(huì)方數(shù)（10方以上）增加后的回音效果，
c). 不同運(yùn)營(yíng)商（電信、中國(guó)網(wǎng)通、移動(dòng)、聯(lián)通、甚至中國(guó)鐵通）提供服務(wù)時(shí)的會(huì)場(chǎng)效果等等
與會(huì)者分類
答：與會(huì)者：所有使用電話終端參加會(huì)議電話的人統(tǒng)稱與會(huì)者，與會(huì)者又可以分為三類：主持人、發(fā)言人和聽眾。
主持人：申請(qǐng)和發(fā)起會(huì)議電話的用戶，被稱為主持人。主持人可以在會(huì)議有效期內(nèi)作為主控用戶召開會(huì)議電話，主持人借助系統(tǒng)自動(dòng)呼出預(yù)先登記的其他參與者來(lái)參加會(huì)議。主持人可以使用遠(yuǎn)程終端通過web方式對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理，可以釋放指定的參與者。可以定制參與人和旁聽者名單并可以隨時(shí)改變。正常情況下，由主持人通過電話流程確認(rèn)會(huì)議結(jié)束。
發(fā)言人：會(huì)議中具有發(fā)言權(quán)但不具備管理權(quán)的與會(huì)者稱為發(fā)言人。在主持人控制下，發(fā)言人可以切換成聽眾。
業(yè)務(wù)類型
答：本系統(tǒng)交互式會(huì)議電話提供了2種業(yè)務(wù)類型：預(yù)約會(huì)議，主叫自撥會(huì)議。
預(yù)約會(huì)議（含單次會(huì)議和周期會(huì)議）：用戶預(yù)先約定會(huì)議時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、方數(shù)、類型等內(nèi)容，會(huì)議系統(tǒng)保證會(huì)議資源，按時(shí)提供用戶使用。會(huì)議主持人和與會(huì)者直接呼叫預(yù)先分配的會(huì)議號(hào)碼通過鑒權(quán)后，即可參加會(huì)議。
主叫自撥會(huì)議：會(huì)議主持人在指定主叫號(hào)碼上撥打業(yè)務(wù)接入號(hào)碼后，按流程撥打多個(gè)電話號(hào)碼即可召集臨時(shí)小型多方會(huì)議。
會(huì)議方式
電話方式
把會(huì)議號(hào)和會(huì)議發(fā)言者、碼通知不同身份的參會(huì)人，通過撥打電話會(huì)議公司的服務(wù)號(hào)根據(jù)語(yǔ)音提示輸入會(huì)議號(hào)密碼即可參會(huì)。會(huì)議旁聽者的密
電腦方式
主持人登陸web會(huì)議系統(tǒng)后臺(tái)，將主持人自己的電話號(hào)碼、參會(huì)人的電話號(hào)碼都加入系統(tǒng)，系統(tǒng)就可以自動(dòng)外呼，將這些電話號(hào)碼都接入到會(huì)議室來(lái)開會(huì)。
智能手機(jī)方式
下載蘋果公司或安卓市場(chǎng)電話會(huì)議應(yīng)用，（以及時(shí)語(yǔ)電話會(huì)議為例）手機(jī)號(hào)碼登陸應(yīng)用后，選擇即時(shí)會(huì)議或預(yù)約會(huì)議等會(huì)議類型，通過選擇通訊錄內(nèi)人員選擇參會(huì)者，即可外呼形式召開相應(yīng)會(huì)議。同時(shí)，呼叫本人設(shè)置功能可使作為手機(jī)持有者只是單純作為會(huì)議管理者，而不加入會(huì)議。
呼叫模式
答：呼入式會(huì)議電話：也稱為匯聚式會(huì)議電話，即當(dāng)主持人成功申請(qǐng)預(yù)約之后，主持人通知所有成員相關(guān)會(huì)議信息，各與會(huì)人員在預(yù)定時(shí)間內(nèi)主動(dòng)撥打會(huì)議接入碼，在系統(tǒng)語(yǔ)音的提示下，用戶輸入會(huì)議號(hào)，通過會(huì)議密碼等驗(yàn)證信息進(jìn)行鑒權(quán)，通過后接入相應(yīng)的會(huì)場(chǎng)。與會(huì)者掛機(jī)即退出會(huì)議，重新入會(huì)只要再次撥入即可。
呼出式會(huì)議電話：也稱為發(fā)散式會(huì)議電話，即預(yù)先設(shè)定會(huì)議時(shí)間和一組與會(huì)者電話號(hào)碼，系統(tǒng)在指定時(shí)間自動(dòng)呼出所有的與會(huì)者，與會(huì)者在電話振鈴后取機(jī)，聽到歡迎詞后即可入會(huì)。會(huì)議主持者是會(huì)議的發(fā)起人，同時(shí)也是會(huì)議電話的第一個(gè)成員。第一次呼叫未接通被叫可以設(shè)定間隔時(shí)間自動(dòng)呼（如共呼3次）。在會(huì)議進(jìn)行過程中，主持人可以采用人工撥號(hào)呼叫臨時(shí)增加的與會(huì)者。
混合式會(huì)議電話：一場(chǎng)會(huì)議中同時(shí)存在撥入式和呼出式兩種召集方式的會(huì)議電話。
計(jì)費(fèi)方式
使用模擬的電話網(wǎng)話網(wǎng)絡(luò)，召開電話會(huì)議的費(fèi)用是這樣算的：
A、條件一：使用會(huì)議電話和會(huì)議橋，比如召開10方的電話會(huì)議，那么就需要，從電話運(yùn)營(yíng)商安裝9條電話線（或9個(gè)外線的號(hào)碼），那么發(fā)起的通話之后，就按照正常的運(yùn)營(yíng)商收費(fèi)，并且每條都要進(jìn)行收費(fèi)（其中包括長(zhǎng)途或者漫游如果有的話）。
B、條件二：租用模擬信號(hào)運(yùn)營(yíng)商平臺(tái)，其組成包括會(huì)議服務(wù)費(fèi)、通話費(fèi)兩部分。服務(wù)費(fèi)由提供會(huì)議服務(wù)的供應(yīng)商收取、通話費(fèi)由各大通訊運(yùn)營(yíng)商收取。
，召集者支付供應(yīng)商服務(wù)費(fèi)即可。如果是運(yùn)營(yíng)商的會(huì)議服務(wù)，費(fèi)用直接計(jì)入通話費(fèi)。
以呼入式開會(huì)，即參會(huì)者撥打固定接入號(hào)參會(huì)，召集者支付供應(yīng)商服務(wù)費(fèi)的同時(shí)，各參會(huì)者需自己承擔(dān)打電話產(chǎn)生的通話費(fèi)（直接計(jì)入固話或手機(jī)話費(fèi)，由運(yùn)營(yíng)商收取）。如何選擇電話會(huì)議供應(yīng)商
省費(fèi)方法
使用模擬信號(hào)與網(wǎng)絡(luò)通訊相結(jié)合的通訊方式能大大的降低通訊費(fèi)用，如今大多廠家都推出可擴(kuò)展會(huì)議電話，支持通過轉(zhuǎn)換模塊，使傳統(tǒng)的模擬線路與數(shù)字線路相結(jié)合，從而節(jié)省話費(fèi)。
同類型的話機(jī)還有很多，他們有共同的特性，就是可以擴(kuò)展，然后來(lái)節(jié)省使用產(chǎn)生的費(fèi)用。
服務(wù)選擇
一般我們從三方面入手。
1、從通話質(zhì)量入手。
－－選擇（PSTN）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的供應(yīng)商，通話質(zhì)量比較穩(wěn)定，會(huì)議較果比較好，但價(jià)格比較高。（目前主流的會(huì)議系統(tǒng)有全時(shí)、優(yōu)聽、263、企信電話會(huì)議、MeetingTel、靈客電話會(huì)議、隨行通電話會(huì)議等）
2、從電話會(huì)議系統(tǒng)的操作方便性入手。
－－好的電話會(huì)議，主持人好操作，會(huì)議效率就高。（當(dāng)前比較好的有：優(yōu)聽、263、全時(shí)、第一企信、遠(yuǎn)特、會(huì)暢通訊商會(huì)通、因科美、靈客電話會(huì)議、隨行通電話會(huì)議等）。
3、從功能上入手。
－－你須要跟據(jù)自己的需求而定，會(huì)議要不要、錄音、通話帳單細(xì)、托管等，當(dāng)然你參會(huì)人數(shù)少，如果只是想三到四個(gè)人參會(huì)，那就不用電話會(huì)系統(tǒng)了，只要一個(gè)多方通話的功能就可以了。（供應(yīng)商有：優(yōu)聽、會(huì)直通、移動(dòng)、聯(lián)通、佳和通信、MeetingTel、263、因科美、全時(shí)、遠(yuǎn)特電話會(huì)議、靈客電話會(huì)議、隨行通電話會(huì)議等）
如果你的參會(huì)人數(shù)較多，就一定要用會(huì)電話會(huì)議系統(tǒng)了。（據(jù)說優(yōu)聽、263、全時(shí)、隨行通的電話會(huì)議系統(tǒng)最多都可以達(dá)到3000方數(shù)）
4、服務(wù)態(tài)度。
客戶在使用電話會(huì)議時(shí)遇到任何問題，是否能夠立即得到幫助？對(duì)會(huì)議操作不熟悉進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助；即時(shí)在線解決會(huì)議質(zhì)量問題（控制回音、噪音、雜音等）；協(xié)助對(duì)掉線人員進(jìn)行外呼，確保會(huì)議流暢進(jìn)行；按需提供各種支持服務(wù)(反饋參會(huì)人情況，參與人靜音等)；
在市面上大多流行的遠(yuǎn)程會(huì)議包月產(chǎn)品都基于純Internet的，即聲音的傳輸也都是通過有話通的技術(shù)，這對(duì)于服務(wù)提供商來(lái)說幾乎沒有任何變動(dòng)成本，所以包月的費(fèi)用可能完全囊括了用戶主要的使用功能。
但作為電話會(huì)議服務(wù)商來(lái)說，為了充分保障客戶的語(yǔ)音溝通質(zhì)量（基于VoIP的語(yǔ)音傳輸，由于互聯(lián)網(wǎng)的不確定性，經(jīng)常出現(xiàn)斷續(xù)和延時(shí)），采用電話線路（PSTN網(wǎng)絡(luò)）傳輸聲音，這同我們一對(duì)一打電話一樣，除了服務(wù)費(fèi)用外，其實(shí)無(wú)論我們通過什么方式，都不可避免的向當(dāng)?shù)剡\(yùn)營(yíng)商繳納一定的市話或長(zhǎng)話費(fèi)用。換言之，電話會(huì)議服務(wù)的費(fèi)用組成有兩個(gè)部分，一是服務(wù)費(fèi)，二是電話通信費(fèi)。
基本禮儀
1、主持人在會(huì)議開始前應(yīng)做好會(huì)議主要內(nèi)容的溝通和安排發(fā)言組織的準(zhǔn)備，會(huì)議進(jìn)行中應(yīng)維持現(xiàn)場(chǎng)秩序，會(huì)議結(jié)束時(shí)應(yīng)禮貌向與會(huì)者表達(dá)感謝。
2、發(fā)言人應(yīng)在會(huì)議發(fā)言前對(duì)自己的發(fā)言做好相關(guān)準(zhǔn)備，發(fā)言時(shí)主動(dòng)自我介紹，發(fā)言結(jié)束后主動(dòng)表示發(fā)言結(jié)束并禮貌感謝與會(huì)人員。
3、參與者應(yīng)主動(dòng)了解議題，積極參與討論同時(shí)在會(huì)議過程中避免多余噪音。
注意的問題
1、會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束。
2、會(huì)議開始前5分鐘主持人應(yīng)撥入電話，參與者應(yīng)提前2-3分鐘撥入電話。與會(huì)人員均應(yīng)自我介紹。
3、會(huì)議過程中討論問題時(shí)應(yīng)客觀公正，集思廣益。
4、會(huì)議應(yīng)申請(qǐng)會(huì)議室，在進(jìn)行中應(yīng)避免多余噪音以及閑雜人等進(jìn)出。
5、會(huì)議進(jìn)行中主持人應(yīng)適時(shí)暫停，給參與者時(shí)間思考問題、發(fā)表意見。
6、會(huì)議結(jié)束后主持人應(yīng)收集與會(huì)者對(duì)會(huì)議的反饋，整理會(huì)議記錄，發(fā)送相關(guān)人員并跟蹤會(huì)議決議事項(xiàng)的最終處理情況。
適用范圍
視頻會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用范圍非常廣泛，可應(yīng)用在網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議、協(xié)同辦公、在線培訓(xùn)、遠(yuǎn)程醫(yī)療、遠(yuǎn)程教育等各個(gè)方面，能廣泛應(yīng)用于政府、軍隊(duì)、企業(yè)、IT、電信、電力、教育、醫(yī)療、證券、金融、制造等各個(gè)領(lǐng)域。
發(fā)展前景
用戶無(wú)須占用會(huì)議室、無(wú)須準(zhǔn)備任何專業(yè)設(shè)備、無(wú)須提前向運(yùn)營(yíng)商申請(qǐng)即可隨時(shí)召集電話會(huì)議。會(huì)議發(fā)起者在全時(shí)會(huì)議網(wǎng)站上登錄并在通訊錄中選定參會(huì)人后輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可實(shí)現(xiàn)所有參會(huì)人之間的電話會(huì)議溝通。作為電話會(huì)議市場(chǎng)的老牌供應(yīng)商，全時(shí)電話會(huì)議除了“簡(jiǎn)單易用”這一突出亮點(diǎn)外，全時(shí)電話通話質(zhì)量業(yè)已達(dá)到了行業(yè)最高水平。據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人介紹，全時(shí)電話會(huì)議的可用度高達(dá)99.99%。和市場(chǎng)上常見的有話通電話會(huì)議產(chǎn)品不同，全時(shí)電話會(huì)議實(shí)現(xiàn)了PSTN線路和VOIP線路的融合，用戶可根據(jù)實(shí)際通話質(zhì)量自由選擇電話會(huì)議的接入線路。全時(shí)電話會(huì)議的出現(xiàn)，一定程度上解決了電話會(huì)議開通難，使用難的問題，加之其低廉的資費(fèi)體系為國(guó)內(nèi)的電話會(huì)議市場(chǎng)注入了一記強(qiáng)心劑。隨著市場(chǎng)潛能的逐步釋放，不僅僅語(yǔ)音電話會(huì)議業(yè)務(wù)呈現(xiàn)出高速發(fā)展態(tài)勢(shì)，整個(gè)遠(yuǎn)程會(huì)議產(chǎn)業(yè)都已呈現(xiàn)出高速增長(zhǎng)的跡象。隨著全球化進(jìn)程的推進(jìn)，跨國(guó)業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)，未來(lái)電話會(huì)議的競(jìng)爭(zhēng)必將不斷加劇，不過競(jìng)爭(zhēng)的贏家一定是那些提供應(yīng)用成熟、成本低廉、使用便捷的產(chǎn)品。
參考資料 >