項目管理工具（一般指軟件）是為了使工作項目能夠按照預(yù)定的成本、進度、質(zhì)量順利完成，而對人員（People）、產(chǎn)品（Product）、過程（Process）和項目(Project)進行分析和管理的一類軟件。主要有建筑工程類項目管理軟件和非（建筑）工程項目管理軟件兩大分類。
主要功能
要實現(xiàn)企業(yè)管理的項目化，需要一套符合項目化管理思想的管理工具，領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)執(zhí)行與溝通平臺核心機制就是實現(xiàn)企業(yè)管理的項目化，既可以管理有生命周期項目、也可以管理常規(guī)事務(wù)、還可以將產(chǎn)品或客戶建立為項目、甚至可對具體的員工進行項目化管理。
項目化管理軟件需要符合以下特性：
簡化項目管理流程，輕量級的項目管理
減少對項目經(jīng)理的依賴，項目成員參與項目管理。項目管理按“項目→任務(wù)→事件”的方式，“自上而下”地進行工作的部署，人員調(diào)動和資源分配。項目執(zhí)行中所有涉及的信息將按照“事件→任務(wù)→項目”的方式，“自下而上”地進行匯總，數(shù)據(jù)化和圖表展示。
單一項目管理的全面性
在做項目管理的時候，需要考慮到項目管理的方方面面如：項目資源的配置，階段的劃分，項目里程碑設(shè)定等。需要有完善的項目任務(wù)管理、團隊管理、財務(wù)管理、合同管理、文檔管理、時間管理、績效管理。
具備項目溝通平臺
只有溝通好了，才能談得上項目管理。在領(lǐng)度軟件的溝通平臺中，采用活動流方式記錄項目實施過程，驅(qū)動項目執(zhí)行力。通過類微博化的活動流方式將項目執(zhí)行的溝通過程記錄，并且把信息同步關(guān)聯(lián)到項目，關(guān)聯(lián)到任務(wù)，關(guān)聯(lián)到客戶，關(guān)聯(lián)到同事。這樣溝通記錄便存在于項目活動流、任務(wù)活動流、客戶活動流、個人活動流中，便于事后追溯，一方便將知識精華記錄下來形成企業(yè)的知識庫，利于傳承，另一方面消除信息孤島，減少扯皮現(xiàn)象，責(zé)任分明，避免各部門間互相推諉。
多項目管理
在滿足單一項目管理的全面性外，還需要勝任多項目管理，將各個項目數(shù)據(jù)提煉成動態(tài)的圖形，提供給管理層有力的決策依據(jù)。比如在多項目管理中有如下數(shù)據(jù)圖形：
1項目泳道圖——展現(xiàn)全部項目的投入與收益情況；
2項目動態(tài)圖——展現(xiàn)全部項目推進情況；
3項目時間評估——展現(xiàn)全部項目所投入人力成本；
4項目季度復(fù)審——展現(xiàn)全部項目的收款、付款及合同資金情況的工具；
5項目甘特圖——提供計劃甘特圖和追蹤甘特圖，可掌握任務(wù)的計劃和任務(wù)的執(zhí)行，了解工作的進度。
預(yù)算及成本控制
大部分建筑工程項目管理軟件系統(tǒng)都可以用來獲得項目中各項活動、資源的有關(guān)情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算，也可以具體明確到期支付日；對于原材料，可以確定一次性或持續(xù)成本；對各種材料，可以設(shè)立相應(yīng)的會計和預(yù)算代碼。另外，還可以利用用戶自定義公式來運行成本函數(shù)。大部分軟件程序都應(yīng)用這一信息來幫助計算項目成本，在項目過程中跟蹤費用。項目過程中，隨時可以就單個資源、團隊資源或整個項目的實際成本與預(yù)算成本進行對比分析，在計劃和匯報工作中都要用到這一信息。大多數(shù)軟件程序可以隨時顯示并打印出每項任務(wù)、每種資源（人員、機器等）或整個項目的費用情況。
日程表
日程表程序主要用來對項目中各個單項資源或一組資源確定工作時間。可以用這些日程表計算出項目的進度計劃。大部分系統(tǒng)軟件都對基本工作時間設(shè)置一個默認值，比如星期一到星期五，早上8點到下午5點，中間有一小時的午餐時間。對于各個單項資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時間，按非工作時間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節(jié)假日以及數(shù)量單位（小時、天、周）。匯報工作進程時要用到這些日程表，它通常可以根據(jù)每個單項資源按天、周或月打印出來，或者將整個項目的日程打印成一份全面的，可能有墻壁大的項目日程表。
電子郵件
一些項目管理軟件程序的共同特征是可以通過電子郵件發(fā)送項目信息。這一功能使得用戶不必通過打印機或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過電子郵件，項目團隊成員可以了解重大變化，比如最新的項目計劃或進度計劃，可以掌握當前的項目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務(wù)表格。
圖形
對于有大量活動事項的項目工程，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，或人工進行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前項目管理軟件的一個最突出的特點是能在最新數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上簡便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖。有了基準計劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統(tǒng)中，圖表自動會反映出這些改變。項目管理軟件可以將甘特圖中的任務(wù)連接起來，顯示出工作流程。特別是用戶可以僅用一個命令就在甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖之間來回轉(zhuǎn)換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶使用：
進行任務(wù)和關(guān)系的交互式操作處理。例如，通過圖表連接任務(wù)，改變優(yōu)先關(guān)系或通過擴展活動持續(xù)顯示功能來改變活動持續(xù)時間。
定制格式，例如圖形大小、標題、顏色、字型以及文件布局。
顯示任務(wù)或成本的基準對照表。
突出關(guān)鍵路徑，顯示出任何活動的延緩。
放大或縮小顯示圖像。
轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出資料
許多項目管理軟件包允許用戶從其他應(yīng)用程序，比如文字處理、電子表格以及數(shù)據(jù)庫程序中獲得信息。為項目管理軟件輸入信息的過程叫做轉(zhuǎn)入。例如，你只需在需要時轉(zhuǎn)入某個電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關(guān)人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理軟件程序，而且這樣還可能會輸入相互沖突或錯誤的資料。例如，可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉(zhuǎn)出到文字處理備注文件中。
版本介紹
隨著微型計算機的出現(xiàn)和運算速度的提高，20世紀80年代后項目管理技術(shù)也呈現(xiàn)出繁榮發(fā)展的趨勢，涌現(xiàn)出大量的項目管理軟件。
主要分類
根據(jù)管理對象的不同，項目管理軟件可分為：①進度管理；②合同管理；③風(fēng)險管理；④投資管理等軟件。根據(jù)提高管理效率、實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息共享等方面功能的實現(xiàn)層次不同，又可分為：①實現(xiàn)一個或多個的項目管理手段，如進度管理、質(zhì)量管理、合同管理、費用管理，或者它們的組合等；②具備進度管理、費用管理、風(fēng)險管理等方面的分析、預(yù)測以及預(yù)警功能；③實現(xiàn)了項目管理的網(wǎng)絡(luò)化和虛擬化，實現(xiàn)基于Web的項目管理軟件甚至企業(yè)級項目管理軟件或者信息系統(tǒng)，企業(yè)級項目管理信息系統(tǒng)便于項目管理的協(xié)同工作，數(shù)據(jù)/信息的實時動態(tài)管理，支持與企業(yè)/項目管理有關(guān)的各類信息庫對項目管理工作的在線支持。
建設(shè)工程項目管理，是指從事工程項目管理的企業(yè)（以下簡稱項目管理企業(yè)），受工程項目業(yè)主方委托，對工程建設(shè)全過程或分階段進行專業(yè)化管理和服務(wù)活動。
非建筑工程
非工程項目管理一般指建筑工程項目管理之外的企業(yè)中涉及多人員、跨部門事務(wù)項目管理，比如研發(fā)項目管理、IT/系統(tǒng)集成項目管理、銷售項目管理、市場項目管理等等，它以任務(wù)管理為核心，實現(xiàn)從項目立項、啟動、計劃、執(zhí)行、控制至項目結(jié)束和總結(jié)的項目全過程管理。這些項目型事務(wù)用建筑工程類項目管理軟件無法管理，而如果用協(xié)會辦公OA管理起來則會非常麻煩，多任務(wù)不能統(tǒng)籌、比較分散，管理者不能整體把握全局，且容易使目標明確的項目型工作事務(wù)失去明確的目標和有效的監(jiān)管，導(dǎo)致項目失敗。
2010年市面上有這類非（建筑）工程項目管理軟件，一般是與協(xié)同OA、知識管理、流程管理等功能模塊結(jié)合起來。
項目管理是基于現(xiàn)代管理學(xué)基礎(chǔ)之上的一種新興的管理學(xué)科，它把企業(yè)管理中的財務(wù)控制、人才資源管理、風(fēng)險控制、質(zhì)量管理、信息技術(shù)管理（溝通管理）、采購管理等有效地進行整合，以達到高效、高質(zhì)、低成本的完成企業(yè)內(nèi)部各項工作或項目的目的。項目管理已成為繼MBA之后的一種“黃金職業(yè)”。
隨著IT行業(yè)的發(fā)展，IT行業(yè)內(nèi)的項目拓展和投資者比比皆是。為了提高項目管理水平，贏得市場競爭，特別是在加入WTO后在國內(nèi)、國際市場上擁有與國際接軌的項目管理人才，越來越多的業(yè)界人士正通過不同的方式參加項目管理培訓(xùn)并力爭獲得世界上最權(quán)威的職業(yè)項目經(jīng)理（PMP）資格認證。同時，大部分的IT行業(yè)項目管理人士正嘗試使用項目管理軟件對自己的項目進行輔助管理，為了方便大家的使用，現(xiàn)對項目管理作一簡要介紹。
操作指南
選擇標準
下面是購買項目管理軟件包時應(yīng)考慮的一些因素。根據(jù)你個人的需要，下面的某些因素相對其他人而言，可能對你會更重要或不十分重要。
容量考量
這主要是考慮系統(tǒng)能否處理你預(yù)計進行的項目數(shù)量、預(yù)計需要的資源數(shù)以及預(yù)計同時管理的項目數(shù)量。
文件編制
各個項目管理軟件包的文件編制和聯(lián)機幫助功能質(zhì)量各不相同，差別較大。主要考慮用戶手冊的可讀性、用戶手冊里概念的邏輯表達、手冊和聯(lián)機幫助的詳細程度，舉例說明的數(shù)量、質(zhì)量、對高級性能的說明水平。
操作簡易
這一點主要應(yīng)考慮系統(tǒng)的"觀看"和"感覺"效果、菜單結(jié)構(gòu)、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的信息容量、數(shù)據(jù)輸入的簡易性、現(xiàn)在數(shù)據(jù)修改的簡易性、報表繪制的簡易性、打印輸出的質(zhì)量、屏幕顯示的一致性，以及熟悉系統(tǒng)操作的難易程度。
其他功能
一定要考慮系統(tǒng)是否具備項目組織所需要的各種功能。例如，程序是否包含工作分析結(jié)構(gòu)以及甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖，資源平衡或均衡算法怎么樣？系統(tǒng)能否排序和篩選信息、監(jiān)控預(yù)算、生成定制的日程表，并協(xié)助進行跟蹤和控制？它能否檢查出資源配置不當并有助于解決？
兼容能力
在當今的數(shù)字化社會里，大量的電子系統(tǒng)日趨統(tǒng)一。如果你的工作環(huán)境里，切合數(shù)據(jù)儲存在各個地方，比如數(shù)據(jù)庫、電子數(shù)據(jù)表里，這時就要特別注意項目管理軟件的兼容統(tǒng)一能力。有些系統(tǒng)只能與少數(shù)幾種常見的軟件包進行最基本的統(tǒng)一，有些卻可以與分布數(shù)據(jù)庫甚至對象向數(shù)據(jù)庫進行高級的綜合統(tǒng)一。另外，項目管理軟件通過電子信箱向文字處理及圖形軟件包轉(zhuǎn)入信息的能力也會影響到你的決策。
安裝要求
這里主要考慮運行項目管理軟件對計算機硬件和軟件的要求：存儲器、硬盤空間容量、處理速度和能力、圖形顯示類型、打印設(shè)置以及操作系統(tǒng)等。
報表功能
各種項目管理軟件系統(tǒng)的主要不同之處是它們提供的報表種類和數(shù)量。有些系統(tǒng)僅有基本的計劃、進度計劃和成本報表，而有一些則有廣泛的設(shè)置，對各個任務(wù)、資源、實際成本、承付款項、工作進程以及其他一些內(nèi)容提供報表。另外，有些系統(tǒng)更便于定制化。報表功能應(yīng)給予高度的重視，因為大多數(shù)用戶非常注重軟件這種能生成內(nèi)容廣泛、有說服力的報表的功能。
安全性能
有些項目管理軟件有相對更好的安全性。如果安全問題很重要，那么就要特別注意對項目管理軟件、每個項目文件及每個文件數(shù)據(jù)資料的限制訪問方式。
經(jīng)銷商支持
要特別注意，經(jīng)銷商或零售商是否提供技術(shù)支持、支持的費用，以及經(jīng)銷商的信譽。
參考資料 >