文獻登記是圖書館對新增加的文獻以及文獻收藏變化情況進行詳細記錄的工作。
工作流程
入藏登記
文獻登記通常按照入藏或注銷的先后順序進行，可以登記在空白本冊上、卡片上或者計算機數據庫中。每個文獻都有一個獨特的登記號，也稱為入藏號或登錄號。這種登記有助于掌握館藏情況、預算經費、藏書清點和文獻保管等工作。為了確保登記的準確性，應建立完善的登記制度，保持記錄的準確性和實用性。
總括登記
總括登記是對同一時期、同一批次或根據單一憑證同時到達的文獻進行的集中登記。登記內容包括日期、登記編號、文獻來源、單據號碼、種類數量、冊數、金額、分類的數量和冊數、個別登記的起始和結束編號以及備注等。通過總括登記，可以實時掌握整個館藏的情況。
個別登記
個別登記是在總括登記之后，針對每一冊文獻進行的單獨登記。登記內容包括日期、個別登記編號、文獻名稱、作者、出版商、版本、頁數、單價、文獻序號（如國際標準書號、專利號、標準號）以及總括登記號等。個別登記簿作為入藏文獻的財產賬簿，是核查文獻入藏情況的重要依據。每份文獻都有一個唯一的個別登記編號，這個編號通常會出現在登記簿、文獻和主要目錄卡片上。
注銷登記
館藏文獻在發生遺失、損壞、剔除、寄存、調出等情況時，需要從總括登記簿、個別登記簿以及圖書館目錄中注銷。為此，通常需要制定統一的注銷原則、方法、審批手續、工作程序和注意事項。注銷登記的過程包括填寫文獻注銷申請書，獲得批準后，將申請書分發至相關部門并通知編目部門處理目錄卡片，最終在個別登記簿上注銷財產登記號。文獻采訪部門則根據注銷文獻申請書建立文獻注銷簿，其中包含日期、注銷號碼、名稱、作者、登記號碼、原價、注銷原因、總注銷號和備注等信息。在注銷情況較少的單位，可以在總括登記簿和個別登記簿中標注注銷情況，并在月末或年末進行統計。
期刊登記
期刊因其自身特點，圖書館需要進行現刊登記和過刊登記。現刊登記指的是當前期刊到館后的登記，也稱為記到登記。這是期刊管理的基礎工作，應及時準確地登記，以利于期刊流通管理、參考咨詢、催缺和裝訂工作的開展。現刊登記的項目包括刊名、刊期、卷號、期號、編輯單位、出版地點、創刊年月、停刊時間和備注等。過刊登記則是對已過期期刊合訂成冊或直接購買的合訂本進行的財產登記。登記項目包括登記日期、登記號碼、刊名、卷號、期號、出版年、價值、裝訂費、裝幀形式和備注等。
其他文獻登記
對于非紙質文獻（如音像文獻、機讀文獻、縮微文獻）和特種文獻（如專利文獻、科技報告），圖書館的登記方式與圖書期刊略有不同，尤其是在登記項目方面。例如，音像文獻的特殊項目包括顏色、資料尺寸、播放時間、轉速、附件、件數等。
目的意義
文獻登記是圖書館管理工作的重要組成部分，通過對新收集到館的文獻以及文獻收藏的變化情況進行準確記錄，能夠幫助圖書館員更好地管理和維護館藏資源，提高圖書館的服務質量和效率。
參考資料 >
圖書館文獻資料制度.豆丁網.2024-11-02